ستون لیست یا ستون سایت، کدام را ایجاد کنیم؟

یکی از اولین تصمیماتی که باید هنگام ایجاد متادیتاها بگیرید، این است که آیا آن را در سطح لیست / کتابخانه یا سطح سایت ایجاد کنید. در این مقاله، تفاوت و مزایای ستون لیست یا ستون سایت را توضیح خواهیم داد.

ستون لیست

ستون در سطح لیست متداول ترین روش است و احتمالاً روشی است که از قبل آن را دنبال می‌کنید. اساساً، شما وقتی می‌خواهید به لیست یا کتابخانه‌ای متادیتا اضافه کنید، به تنظیمات لیست / کتابخانه می‌روید، ستون‌ها را با هر نوعی که نیاز دارید ایجاد می‌کنید و تقریباً کار تمام شده است. در این مقاله، ما قصد نداریم جزئیات مربوط به نحوه انجام این کار را شرح دهیم، زیرا قبلاً گام به گام دستورالعمل نحوه انجام این کار را توضیح داده‌ایم.

ستون سایت

یک عیب بزرگ در روش قبل (ستون لیست) وجو دارد. آیا می‌توانید حدس بزنید که آن چیست؟ اجازه بدهید به شما بگویم. متادیتایی که در سطح لیست / کتابخانه ایجاد می‌کنید در آن لیست یا کتابخانه باقی می‌ماند و جای دیگری نمی‌توانید از آن استفاده کنید. به عنوان مثال، شما یک ستون از جنس چند انتخابی از نام واحدهای سازمان در یک کتابخانه اسناد ایجاد می‌کنید. اگر می‌خواهید از همان لیست واحدهای سازمان موجود در کتابخانه دیگری حتی در همان سایت استفاده کنید، این امکان وجود ندارد. شما باید یک ستون جدید ایجاد کنید، لیست واحدهای سازمان را کپی و جای گذاری کنید. علاوه بر این، دفعه دیگر که می‌خواهید یک مورد را تغییر دهید و مثلاً نام یک واحد را اضافه کنید، باید این کار را به صورت دستی در همه لیست ها انجام دهید. با رشد اینترانت شیرپوینت، ممکن است اینکار به یک کابوس برای مدیریت تبدیل شود.

این جایی است که ستون سایت وارد می‌شود. ایده این است که شما یکبار متادیتای خود را تعریف می‌کنید (در سطح سایت) و سپس در همه لیست‌ها و کتابخانه های مورد نظر خود استفاده و استفاده مجدد می‌کنید. اگر بعداً باید ستونی را تغییر دهید، فقط باید این کار را در یک مکان انجام دهید!

چگونه ستون سایت را ایجاد و استفاده کنیم

جهت ایجاد ستون سایت و استفاده از آن مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله 1: سایتی که می‌خواهید ستون را در آن ایجاد کنید، انتخاب نمایید.

همه چیز در شیرپوینت از بالا به پایین به ارث می‌رسد و ستون‌های سایت نیز از این قاعده مستثنی نیستند. پس، هرچه ستون سایت خود را در سلسله مراتب سایت بالاتر ایجاد کنید، سایت ها / لیست ها / کتابخانه های بیشتری قادر به استفاده از آن هستند. بنابراین اگر تصمیم دارید ستون سایت خود را در زیرمجموعه سایت مالی ایجاد کنید، فقط آن سایت به علاوه زیرسایت‌‌های آن قادر به استفاده مجدد از آن ستون سایت خواهند بود. اگر ستون سایت را در ریشه (سایت سطح بالا) یک مجموعه سایت ایجاد کنید، همه زیر سایت‌های سایت / اینترانت شما می‌توانند از آن ستون سایت استفاده کنند.

همه چیز به نیاز شما بستگی دارد. اگر با متادیتاهای سراسری مانند نام دپارتمان‌ها، نام مشتری یا انواع سند سر و کار دارید، بهتر است این متادیتا را در بالاترین سطح تنظیم کنید.

مرحله 2: ایجاد ستون سایت

روند ایجاد ستون سایت بسیار شبیه ستون لیست است.
1.پس از ورود به سایت، با کلیک بر روی آیکون چرخ دنده وارد بخش “تنظیمات سایت” Site Settings شوید.
2.از صفحه تنظیمات سایت، روی ستون های سایت کلیک کنید.

3.سپس یک لیست طولانی از ستون‌های سایت پیش فرض را در شیرپوینت مشاهده می‌کنید. هیچ یک از آنها را تغییر ندهید، فقط کافیست بر روی نوشته Create کلیک نمایید تا ستون جدیدی ایجاد شود.

4.نام ستون را تایپ کنید، نوع فیلد را انتخاب کنید، داده‌های ضروری دیگر را ارائه دهید. این فرایند با ایجاد ستون یک لیست یا کتابخانه یکسان است. یک استثنا انتخاب گروه است. می توانید آن را همانطور که در گروه‌های سفارشی است بگذارید یا خودتان یک گروه ایجاد کنید. این خیلی مهم نیست، فقط به شما کمک می‌کند بعداً وقتی می‌خواهید ستون خود را به لیست یا کتابخانه اضافه کنید ستون خود را راحت پیدا کنید.

5.با کلیک بر روی دکمه Ok تغییرات را ذخیره نمایید.

مرحله 3: افزودن ستون سایت به لیست یا کتابخانه

ما هنوز کارمان تمام نشده است. اگرچه ما یک ستون سایت ایجاد کردیم، کتابخانه اسناد (یا لیستی) هنوز از آن اطلاعاتی ندارد. کاری که اکنون باید انجام دهیم این است که ستون سایت را به یک لیست یا کتابخانه اضافه کنیم. برای انجام آن مراحل زیر را دنبال کنید:
1.به کتابخانه اسناد (یا لیستی) بروید که می‌خواهید آن ستون را اضافه کنید.
2.روی تنظیمات کتابخانه (یا تنظیمات لیست) کلیک کنید.
3.در بخش ستون‌ها، روی افزودن از ستون‌های سایت موجود کلیک کنید.

4.در صفحه بعد، ستونی را که می‌خواهید اضافه کنید انتخاب کنید و روی دکمه Add کلیک کنید. اینجاست که گروه بند‌ی‌ای که قبلاً در مورد آن صحبت کردم وارد می‌شوند، اگر ستون‌ای که ایجاد کرده‌اید را در داخل یک گروه مجزا قرار دهید، مجبور نیستید صدها ستون را پیمایش کنید.

5.اکنون ستون سایت شما، یه لیست شما اضافه شد.

چیزاهایی که باید در مورد ستون سایت بدانید

نام ستون: برخی از نام‌های ستون سایت توسط شیرپوینت رزرو شده یا از قبل از آن استفاده شده است. (به عنوان مثال دپارتمان، شرکت). اطمینان حاصل کنید که نام‌های منحصر به فردی برای ستون های خود دارید، در غیر این صورت هنگام ایجاد ستون سایت پیام خطا دریافت می‌کنید. به همین دلیل، نمی‌توانید نامی مشابه برای 2 ستون سایت داشته باشید.

ایجاد تغییر در ستون های سایت بر کلیه لیست ها / کتابخانه هایی که از آن استفاده می کنند تأثیر می‌گذارد. این رفتار پیش فرض دلیلی است که ما از ستون‌های سایت استفاده می‌کنیم. شما می‌توانید در ستون سایت تغییری ایجاد کنید (مثلاً نام دپارتمان را اضافه کنید) و مجوز انتشار آن به لیست ها و کتابخانه هایی که از آن استفاده می‌کنید را ندهید، اما اگر قصد انجام اینکار را دارید بهتر است از ستون‌های سایت استفاده نکنید.

در برخی موارد، فقط با استفاده مجدد از ستون سایت، ممکن است آنچه را که لازم دارید انجام نشود. به عنوان مثال، اگر بگویید ستون سایت خود را به نام واحدهای سازمانی ایجاد می‌کنم و یک لیست کشویی با یک انتخاب دارم، اما شاید زمانی نیاز دارید چند نام واحد را انتخاب کنید. پس ستون سایت به همان صورت که تنظیم شده است برای کار شما مناسب نیست. شما باید ستون سایت را در سطح لیست / کتابخانه سفارشی کنید و امکان انتخاب چندگانه را بدهید یا کلا ستون جدید در سطح لیست/ کتابخانه ایجاد کنید.

چه زمانی از ستون سایت استفاده کنیم و چه زمانی از ستون لیست