انتخاب بین سامانه مدیریت وظایف یا سامانه مدیریت پروژه در سازمان­‌ها کار بسیار دشواری است. انتخاب سامانه مدیریت پروژه به جای سامانه مدیریت وظایف و یا برعکس سازمان را دچار کمبود امکانات یا دچار پیچیدگی­‌های بسیاری خواهد نمود. پس انتخاب درست این ابزار امری حیاتی برای سازمان‌­ها خواهد بود. سازمان‌ها با توجه به نیاز خود و همچنین بررسی معایب و مزایای هر یک از دو سامانه، می‌توانند انتخابی درست داشته باشند.

سامانه مدیریت وظایف یا سامانه مدیریت پروژه

سامانه­‌های مدیریت پروژه امکانات بسیار زیادی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد برخی از این امکانات عبارتند از:

  • مدیریت منابع
  • محاسبه درصد پیشرفت پروژه­ها
  • تعیین پیش­‌نیازهای وظایف
  • به روز رسانی وظایف در صورت تغییر پیش­نیارها
  • تعریف ساختار شکست پروژه
  • محاسبه هزینه
  • پیش‌­بینی منابع مورد نیاز
  • مستندسازی پروژه‌­ها

همانطور که واضح است استفاده از این امکانات کار سختی است که بعضا نیاز به متخصصان مدیریت پروژه برای استقرار دارد. سامانه­‌های بسیار زیادی برای مدیریت پروژه وجود دارند که از بهترین آنها می‌توان به Microsoft Project و Primavera و Jira اشاره نمود.

برخی از امکانات سامانه­‌های مدیریت وظایف عبارتند از:

  • رابط کاربری جذاب
  • تخصیص مدیر و تیم پروژه و قابلیت ایجاد پروژه­‌های ستادی
  • ایجاد وظایف در دسته بندی‌های مختلف مانند فازهای پروژه
  • ثبت و تایید روزنگار (TimeSheet) افراد
  • کارتابل وظایف افراد به تفکیک پروژه  و وضعیت و دسته‌بندی
  • روزنگارهای ثبت شده افراد
  • کارتابل پروژه‌­ها و وظایف فعال سازمان

همچنین برخی از این سامانه­‌ها امکان سفارشی سازی جهت انطباق هر چه بیشتر با سازمان را نیز دارند.

به طور کلی میتوان گفت سامانه‌­­های مدیریت وظایف علاوه بر امکانات خوبی که در اختیار ما قرار می‌دهند سرعت بسیار بالایی در استفاده دارند و استفاده از آنها ساده‌تر است و سامانه­‌های مدیریت پروژه نیز عمیق‌تر هستند در واقع این سامانه‌­ها امکانات بسیار زیادی دارند که استفاده از آنها را نیز دشوارتر کرده است.

بعضی از سازمان­‌ها با توجه به وسعت پروژه‌­های در دست اجرا و یا تعداد افراد دخیل در پروژه و یا الزام کارفرما نیاز مبرم به استفاده از ابزارهای Primavera و Microsoft Project دارند. برای مثال برخی از شرکت‌­ها که با شرکاء تجاری خارجی کارمی‌کنند به این ابزار برای هماهنگی با آنها نیاز دارند. ولی شرکت‌­هایی که این الزام را ندارند می‌توانند عواملی مانند امکانات مورد نیاز، نوع پروژه‌ها، داشتن متخصصین کنترل پروژه، تعداد افراد دخیل در پروژه و نحوه استفاده از این سامانه‌ها را در تصمیم گیری لحاظ نمایند. موضوع دیگری که در انتخاب این سامانه­‌ها مهم است نحوه­ی مدیریت پروژه‌ها است برای مثال شرکتی که از متدولوژی Agile و روش اسکرام استفاده مینماید بسیار متفاوت خواهد بود با شرکتی که از متدولوژی PMIS PMBOK استفاده می‌کند.

پس شرکت‌هایی که در حد مدیریت وظایف روزمره پرسنل با وابستگی کارهای بسیار کم و پیگیری پیشرفت کارها به صورت جداگانه مدنظر دارند و همچنین رصد زمان صرف شده روی کارهای مختلف را انتظار دارند باید از سامانه مدیریت وظایف استفاده کنند ولی در صورتی که نیازهای سازمان فراتر از این مثال­هاست باید از سامانه مدیریت پروژه استفاده نمود.

ما در شرکت داتام با فراهم آوردن سامانه مدیریت وظایف با بررسی متدهای روز مدیریت پروژه و مدیریت وظایف ابزاری بر بستر شیرپوینت برای سازمان­ها فراهم نموده­ایم تا با استفاده از آن بتوانند به مدیریت وظایف سازمان خود بپردازند.