انتخاب بین سامانه مدیریت وظایف یا سامانه مدیریت پروژه در سازمانها کار بسیار دشواری است. انتخاب سامانه مدیریت پروژه به جای سامانه مدیریت وظایف و یا برعکس سازمان را دچار کمبود امکانات یا دچار پیچیدگی‌های بسیاری خواهد نمود. پس انتخاب درست این ابزار امری حیاتی برای سازمانها خواهد بود. سازمانها با توجه به نیاز خود و همچنین بررسی معایب و مزایای هر یک از دو سامانه، می‌توانند انتخابی درست داشته باشند.
سامانه‌های مدیریت پروژه امکانات بسیار زیادی را در اختیار سازمانها قرار می‌دهد برخی از این امکانات عبارتند از:
- مدیریت منابع
- محاسبه درصد پیشرفت پروژهها
- تعیین پیش‌نیازهای وظایف
- به روز رسانی وظایف در صورت تغییر پیشنیارها
- تعریف ساختار شکست پروژه
- محاسبه هزینه
- پیش‌بینی منابع مورد نیاز
- مستندسازی پروژهها
همانطور که واضح است استفاده از این امکانات کار سختی است که بعضا نیاز به متخصصان مدیریت پروژه برای استقرار دارد. سامانه‌های بسیار زیادی برای مدیریت پروژه وجود دارند که از بهترین آنها میتوان به Microsoft Project و Primavera و Jira اشاره نمود.
برخی از امکانات سامانه‌های مدیریت وظایف عبارتند از:
- رابط کاربری جذاب
- تخصیص مدیر و تیم پروژه و قابلیت ایجاد پروژه‌های ستادی
- ایجاد وظایف در دسته بندی‌های مختلف مانند فازهای پروژه
- ثبت و تایید روزنگار (TimeSheet) افراد
- کارتابل وظایف افراد به تفکیک پروژه و وضعیت و دسته‌بندی
- روزنگارهای ثبت شده افراد
- کارتابل پروژهها و وظایف فعال سازمان
همچنین برخی از این سامانه‌ها امکان سفارشی سازی جهت انطباق هر چه بیشتر با سازمان را نیز دارند.
به طور کلی میتوان گفت سامانه‌های مدیریت وظایف علاوه بر امکانات خوبی که در اختیار ما قرار می‌دهند سرعت بسیار بالایی در استفاده دارند و استفاده از آنها ساده‌تر است و سامانه‌های مدیریت پروژه نیز عمیق‌تر هستند در واقع این سامانه‌ها امکانات بسیار زیادی دارند که استفاده از آنها را نیز دشوارتر کرده است.
بعضی از سازمانها با توجه به وسعت پروژه‌های در دست اجرا و یا تعداد افراد دخیل در پروژه و یا الزام کارفرما نیاز مبرم به استفاده از ابزارهای Primavera و Microsoft Project دارند. برای مثال برخی از شرکت‌ها که با شرکاء تجاری خارجی کارمی‌کنند به این ابزار برای هماهنگی با آنها نیاز دارند. ولی شرکت‌هایی که این الزام را ندارند می‌توانند عواملی مانند امکانات مورد نیاز، نوع پروژهها، داشتن متخصصین کنترل پروژه، تعداد افراد دخیل در پروژه و نحوه استفاده از این سامانه‌ها را در تصمیم گیری لحاظ نمایند. موضوع دیگری که در انتخاب این سامانه‌ها مهم است نحوهی مدیریت پروژهها است برای مثال شرکتی که از متدولوژی Agile و روش اسکرام استفاده مینماید بسیار متفاوت خواهد بود با شرکتی که از متدولوژی PMIS PMBOK استفاده می‌کند.
پس شرکت‌هایی که در حد مدیریت وظایف روزمره پرسنل با وابستگی کارهای بسیار کم و پیگیری پیشرفت کارها به صورت جداگانه مدنظر دارند و همچنین رصد زمان صرف شده روی کارهای مختلف را انتظار دارند باید از سامانه مدیریت وظایف استفاده کنند ولی در صورتی که نیازهای سازمان فراتر از این مثالهاست باید از سامانه مدیریت پروژه استفاده نمود.
ما در شرکت داتام با فراهم آوردن سامانه مدیریت وظایف با بررسی متدهای روز مدیریت پروژه و مدیریت وظایف ابزاری بر بستر شیرپوینت برای سازمانها فراهم نمودهایم تا با استفاده از آن بتوانند به مدیریت وظایف سازمان خود بپردازند.
مطالب مرتبط
