با توجه به گسترش استفاده از سامانه مدیریت اسناد یا Document Management System در سازمان‌‌ها و پیاده سازی­‌های مختلف مدیریت اسناد در سازمان­‌ها، این که دریابیم سامانه مدیریت اسناد (DMS) چیست و چه الزاماتی برای پیاده سازی دارد بسیار مهم است. ما در این مقاله سعی در جواب دادن این سوال با استفاده از پلتفرم شیرپوینت خواهیم داشت.

سامانه مدیریت اسناد (DMS)

همانطور که فایل شیر سازمان را نمیتوان یک سامانه مدیریت اسناد نامید، کتابخانه­‌های ایجاد شده در شیرپوینت را نیز نمیتوان یک سامانه مدیریت اسناد نامید زیراکه مدیریت اسناد الزاماتی دارد که فراتر از دسته بندی و گروه‌بندی اسناد است. این یک مثال از استقرار نادرست مدیریت اسناد در شیرپوینت بود که نسبت به فایل شیر سازمان امکانات بیشتری فراهم خواهد کرد ولی اصول و الزامات سامانه مدیریت اسناد را در طولانی مدت در فراهم نخواهد کرد و در نتیجه به طور کامل نیازهای آتی سازمان را برآورده نخواهد کرد.

الزاماتی که میتوان برای مدیریت اسناد در نظر گرفت شامل موارد زیر است:

  • قابلیت تحویل گرفتن و تحویل دادن اسناد و قفل کردن یک سند برای ویرایش یک شخص
  • قابلیت دسترسی آسان به تمامی اسناد با روش­‌های گوناگون در یک اینترفیس مناسب
  • قابلیت جستجوی اسناد (چه داخل اسناد و چه متادیتاهای اسناد)
  • قابلیت مدیریت نگارش­‌های اسناد
  • قابلیت دسته بندی اسناد بر اساس درخت­‌ها یا متادیتاهای مختلف (دسته بندی اسناد بر اساس چارت سازمانی، پروژه یا نوع سند)
  • قابلیت مدیریت نسخه­‌های اصلی و فرعی اسناد
  • قابلیت کنترل دسترسی‌­های اسناد و انواع اسناد موجود در سازمان
  • قابلیت به اشتراک گذاری و کارگروهی روی اسناد
سامانه مدیریت اسناد (DMS)

علاوه بر موارد فوق راحتی استفاده از سامانه مدیریت اسناد در صرفه جویی وقت کاربران و همینطور پذیریش بیشتر کاربران و متعاقبا استفاده گسترده‌­تر بسیار موثر خواهد بود، یکی از مهمترین موارد راحتی استفاده در دسترس بودن اسناد مربوط به کاربر با روش‌­های ساده متفاوت خواهد بود زیرا بعد از مدتی استفاده از سامانه مدیریت اسناد، حجم اسناد تولید شده در سامانه افزایش خواهد یافت و متعاقبا یافتن اسناد دشوارتر خواهد شد پس باید با روش­‌های کاملا آسانی بتوان به سند مورد نظر از بین اسناد به سرعت دسترسی یافت.

با توجه به محدودیت‌­ها و ساختار طراحی شده شیرپوینت پیاده سازی مدیریت اسناد در یک سایت متمرکز اشتباه بزرگی خواهد بود ( حتی در صورتی که با وب پارت­هایی دسترسی به اسناد را راحت کنیم) که این خود دلایل زیادی دارد دلایلی همچون بزرگ شدن دیتابیس این سایت و ریسک بالای از دسترس خارج شدن سایت یا کندشدن سایت ، سختی کنترل دسترسی اسناد و اطلاعات به دلیل قرارگرفتن همه اسناد در یک ظرف دسترسی و عدم قابلیت تفکیک مالکان هر نوع محتوا و متادیتاهای هر نوع سند از معایب این روش خواهد بود.

با توجه به Best Practice های اجرایی مدیریت اسناد در سازمان­‌های بزرگ در سرتاسر دنیا و همچنین مقالات بیشمار در مورد الزامات وچگونگی پیاده سازی سامانه مدیریت اسناد، پلتفرم شیرپوینت قابلیت پیاده سازی همه این الزامات را خواهد داشت ولی در صورتی که با روش درست و اصولی و با توجه به نیازهای رایج سازمان‌ها پیاده سازی شود.