با توجه به گسترش استفاده از سامانه مدیریت اسناد یا Document Management System در سازمانها و پیاده سازی‌های مختلف مدیریت اسناد در سازمانها، این که دریابیم سامانه مدیریت اسناد (DMS) چیست و چه الزاماتی برای پیاده سازی دارد بسیار مهم است. ما در این مقاله سعی در جواب دادن این سوال با استفاده از پلتفرم شیرپوینت خواهیم داشت.
همانطور که فایل شیر سازمان را نمیتوان یک سامانه مدیریت اسناد نامید، کتابخانه‌های ایجاد شده در شیرپوینت را نیز نمیتوان یک سامانه مدیریت اسناد نامید زیراکه مدیریت اسناد الزاماتی دارد که فراتر از دسته بندی و گروه‌بندی اسناد است. این یک مثال از استقرار نادرست مدیریت اسناد در شیرپوینت بود که نسبت به فایل شیر سازمان امکانات بیشتری فراهم خواهد کرد ولی اصول و الزامات سامانه مدیریت اسناد را در طولانی مدت در فراهم نخواهد کرد و در نتیجه به طور کامل نیازهای آتی سازمان را برآورده نخواهد کرد.
الزاماتی که میتوان برای مدیریت اسناد در نظر گرفت شامل موارد زیر است:
- قابلیت تحویل گرفتن و تحویل دادن اسناد و قفل کردن یک سند برای ویرایش یک شخص
- قابلیت دسترسی آسان به تمامی اسناد با روش‌های گوناگون در یک اینترفیس مناسب
- قابلیت جستجوی اسناد (چه داخل اسناد و چه متادیتاهای اسناد)
- قابلیت مدیریت نگارش‌های اسناد
- قابلیت دسته بندی اسناد بر اساس درخت‌ها یا متادیتاهای مختلف (دسته بندی اسناد بر اساس چارت سازمانی، پروژه یا نوع سند)
- قابلیت مدیریت نسخه‌های اصلی و فرعی اسناد
- قابلیت کنترل دسترسی‌های اسناد و انواع اسناد موجود در سازمان
- قابلیت به اشتراک گذاری و کارگروهی روی اسناد
علاوه بر موارد فوق راحتی استفاده از سامانه مدیریت اسناد در صرفه جویی وقت کاربران و همینطور پذیریش بیشتر کاربران و متعاقبا استفاده گسترده‌تر بسیار موثر خواهد بود، یکی از مهمترین موارد راحتی استفاده در دسترس بودن اسناد مربوط به کاربر با روش‌های ساده متفاوت خواهد بود زیرا بعد از مدتی استفاده از سامانه مدیریت اسناد، حجم اسناد تولید شده در سامانه افزایش خواهد یافت و متعاقبا یافتن اسناد دشوارتر خواهد شد پس باید با روش‌های کاملا آسانی بتوان به سند مورد نظر از بین اسناد به سرعت دسترسی یافت.
با توجه به محدودیت‌ها و ساختار طراحی شده شیرپوینت پیاده سازی مدیریت اسناد در یک سایت متمرکز اشتباه بزرگی خواهد بود ( حتی در صورتی که با وب پارتهایی دسترسی به اسناد را راحت کنیم) که این خود دلایل زیادی دارد دلایلی همچون بزرگ شدن دیتابیس این سایت و ریسک بالای از دسترس خارج شدن سایت یا کندشدن سایت ، سختی کنترل دسترسی اسناد و اطلاعات به دلیل قرارگرفتن همه اسناد در یک ظرف دسترسی و عدم قابلیت تفکیک مالکان هر نوع محتوا و متادیتاهای هر نوع سند از معایب این روش خواهد بود.
با توجه به Best Practice های اجرایی مدیریت اسناد در سازمان‌های بزرگ در سرتاسر دنیا و همچنین مقالات بیشمار در مورد الزامات وچگونگی پیاده سازی سامانه مدیریت اسناد، پلتفرم شیرپوینت قابلیت پیاده سازی همه این الزامات را خواهد داشت ولی در صورتی که با روش درست و اصولی و با توجه به نیازهای رایج سازمانها پیاده سازی شود.
مطالب مرتبط
