شیرپوینت امکان ایجاد لیست و مخزن را برای کاربران فراهم کرده است و به صورت پیش‌فرض الگوهای آماده‌ای را مانند لیست تماس، تقویم و … برای ایجاد لیست در اختیار ما قرار داده است. زمانیکه ما به یک لیست یا مخزن نیاز داریم وارد محتویات سایت می‌شویم و با انتخاب یک الگو لیست خود را ایجاد می‌کنیم. موقعیتی را تصور کنید که شما نیاز به لیستی دارید که در الگوهای از پیش‌آماده شده شیرپوینت وجود ندارد. در این حالت یک لیست ایجاد می‌کنیم و با افزودن ستون‌های مورد نظر خود به لیست، از ان برای هدف خود استفاده می‌کنیم.
اگر ما قبلاً یک لیست با ستون‌های مد نظر خود ایجاد کرده باشیم و اکنون نیاز به ایجاد آن لیست در سایت دیگر شیرپوینت یا در همان سایت با نام دیگری داشته باشیم، باید چه کاری انجام دهیم؟
ذخیره لیست به عنوان الگو
شیرپوینت امکان ایجاد یک لیست را از روی لیست موجود در این سایت یا حتی سایتی دیگر در فارم شیرپوینت را به راحتی فراهم کرده است. تنها کافی است لیست مورد نظر را به صورت الگو ذخیره نماییم و در هنگام ایجاد لیست جدید، از الگویی که ایجاد کرده‌ایم استفاده کنیم. این امکان در مخازن شیرپوینت نیز وجود دارد و شما می‌توانید یک مخزن را به صورت الگو ذخیره نمایید.
جهت ذخیره لیست به عنوان یک الگو کافی است مراحل زیر را دنبال نمایید. در این بخش ما از لیست “اعلانات” که در آن اعلانات سازمان ذخیره می‌شود استفاده می‌کنیم و آن را به صورت الگو ذخیره می‌نماییم تا درسایت مشابه آن را با استفاده ازالگو ایجاد نماییم.
1. ابندا وارد لیست مورد نظر که می‌خواهیم آن را به صورت الگو ذخیره کنیم می‌شویم (لیست اعلانات) و از نوار بالای وارد بخش “تنظیمات لیست” می‌شویم.
2. در صفحه‌ای که باز می‌شود بر روی “ذخیره لیست به عنوان الگو” کلیک نمایید.
3. در این مرحله فرم شما فرم “ذخیره لیست به عنوان الگو” را مشاهده خواهید کرد.
شما در این فرم فیلدهای زیر را مشاهده می‌کنید:
نام فایل: شما برای فایل خود باید یک نام انتخاب نمایید. نامی که در این فیلد وارد می‌کنید، نامی است که در “گالری الگوهای لیست” قابل مشاهده است.
نام و شرح الگو: نامی که در این فیلد وارد می‌کنید نام الگوی شماست و هنگام ایجاد لیست جدید در “محتویات سایت” به کاربران نمایش داده می‌شود. دقیقا مشابه شرح الگو
شامل محتویات: این گزینه، بسیار کاربردی می‌باشد. اگر می‌خواهید لیست شما همراه با اطلاعات داخل آن ذخیره شود تنها کافی است این گزینه را انتخاب نمایید تا علاوه بر ساختار لیست، اطلاعات ان در داخل الگو ذخیره گردد. این گزینه محدویت‌های هم دارد به طور مثال نمی‌توانید در لیستهایی با محتویات بیشتر از 512 مگابایت از آن استفاده نمایید.
4. اکنون با کلیک بر روی دکمه “قبول” الگوی شما ایجاد خواهد شد. با کلیک بر روی “الگوهای لیست” می‌توانید تمام الگوهای ایجاد شده را مشاهده نمایید.
ایجاد لیست بر اساس الگوی ذخیره شده
بعد از اینکه لیست اعلانات را به صورت یک الگو ذخیره کردیم، اکنون می‌خواهیم یک لیست دیگر بر اساس آن درسایت ایجاد نماییم.
1. با کلیک بر روی چرخ‌دنده نوار بالای سایت، بر روی “راهکار جدید کلیک نمایید”.
2. در صفحه‌ای که باز می‌شود، نام الگوی ذخیره شده خود را جستجو نمایید و آن الگو قابل مشاهده خواهد بود.
دقت نمایید که در این بخش نام الگو نمایش داده می‌شود نه نام فایل
3. اکنون با کلیک روی آن، نام لیست مورد نظر خود را وارد نمایید.
4.اکنون لیست جدید در محتویات سایت قابل مشاهده است.
معایب و مزایای این روش
هر روشی دارای یک سری معایب و مزایا می‌باشد. در زیر معایب و مزایای ذخیره لیست به عنوان الگو در شیرپوینت را مشاهده خواهید کرد.
مزایا
- افراد می‌توانند بر اساس لیست‌های که قبلاً ایجاد کرده‌اند، لیست جدید بسازند.
- ایجاد چندین لیست با یک ساختار مشابه به راحتی قابل پیاده‌سازی خواهد بود.
- لیست‌ها و مخازن را می‌توانیم به یک سایت دیگر یا حتی وب اپلیکیشن دیگر انتقال دهیم.
- لیست‌ها حتی می‌توانند به سایتی شیرپوینتی با ورژن دیگر انتقال داده شوند.
- می‌توانیم اطلاعات یک لیست را به سایت دیگر انتقال دهیم.
معایب
- ذخیره لیست به صورت الگو تنها برای لیست‌های با حداکثر سایز 512 مگابایت امکان‌پذیر می‌باشد.
- اگر در لیست خود ستونی از جنس Look up دارید، ذخیره لیست به صورت الگو این ستون را پشتیبانی نخواهد کرد.
- اگر لیست محدویت‌های دسترسی داشته باشد، در الگو آنها اعمال نخواهند شد.
- تغییرات لیست اصلی بر لیستهایی که از روی الگو ساخته شده است اعمال نمیشود
مطالب مرتبط
