متادیتا در شیرپوینت هر گونه اطلاعات اضافی در مورد سند یا آیتم لیست می‌باشد مانند تاریخ ایجاد، نویسنده و … که ما در شیرپوینت به آنها ستونهای اطلاعاتی (Column) نیز میگوییم. اکثر اوقات برای پیاده‌سازی متادیتا، افراد به سراغ ستون چند گزینه‌ای Choice می‌روند. علاوه بر این روش راه دیگری نیز برای ایجاد متادیتاها وجود دارد. در این مقاله ما هر دو روش ایجاد متادیتا در شیرپوینت را بررسی خواهیم کرد.
متادیتا چیست؟
از منظر معنایی متادیتا داده‌ای است که اطلاعات اضافی مربوط به یک مورد را توصیف می‌کند. ما میتوانیم در شیرپوینت با استفاده از متادیتا اطلاعات بیشتری در مورد یک سند یا فرم اطلاعاتی در کتابخانه اسناد یا لیست وارد نماییم تا بتوان در گزارشات از آن استفاده نمود.
چگونه متادیتا در شیرپوینت ایجاد کنیم؟
روش اول: استفاده از ستون چند انتخابی (Choice)
برای ایجاد متادیتا با استفاده از ستون چند انتخابی کافی است مراحل زیر را انجام دهید.
1. ابتدا وارد لیست یا مخزنی شوید که می‌خواهید در آن متادیتا را ایجاد نمایید. برای مثال ما از کتابخانه استفاده می‌کنیم.
2. از نوار بالای صفحه وارد بخش مخزن (Library) و سپس تنطیمات (Library Setting) شوید.
3. در این صفحه بر روی “Create Column ” کلیک نمایید.
4. در قسمت “نام ستون” نام دلخواه خود را وارد نمایید. ( ما درنام ستون را واحد سازمانی انتخاب کردیم) و نوع ستون رو ” انتخابی “انتخاب کنید. زمانیکه نوع ستون رو انتخاب می‌کنید صفحه رفرش می‌شود و به ما امکان سفارشی‌سازی ستون داده می‌شود.
5. یه مقدار به پایین صفحه بروید. در وسط صفحه می‌توانید در بخش مربوط گزینه‌های خود را تایپ نمایید. (هر گزینه در یک سطر وارد می‌شود)
ایده خوبی است که وارد کردن اطلاعات در ستون را اجباری نمایید تا افراد در هنگام ورود اطلاعات نتواند این ستون را خالی رها کنند.
6. شما می‌توانید یک مقدار پیش فرض برای این ستون در نظر بگیرید. در مورد واحد سازمانی ما ترجیح می‌دهیم مقدار پیش فرض خالی باشد، ولی با توجه به ستون شما، تصمیم با شماست.
7. کار ما تمام شد! اکنون وارد مخزن یا لیست خود شوید. اکنون سند خود را بارگزاری نمایید و متادیا مربوط را انتخاب کنید. فراموش نکنید که حتما سند را ذخیره نمایید.
روش دوم: استفاده از ترم استور (Managed Metadata)
روش عالی دیگر جهت ایجاد متادیتا، استفاده از ترم استور است. برای استفاده از Managed Metadata یا همان ترم استور تنها دو مرحله زیر را دنبال کنید:
- ایجاد | تعریف متادیتا در ترم استور
- ایجاد ستون مورد نظر از نوع ترم استور در مخزن یا لیست مورد نظرتان و اتصال آن ستون به متادیتاای که ایجاد کرده‌اید.
امیدوارم شما را گیج نکرده باشم. به ترم استور به عنوان یک جعبه بزرگ از برچسب‌های متادیتا نگاه کنید که از هر سایتی در شیرپوینت به آن دسترسی دارید. بنابراین برای استفاده از آنها کافی است در ترم استور متادیتای خود را ایجاد و بعد از آن ستون‌ای در لیست یا مخزن خود با اتصال به آن متادیتا ایجاد نمایید.
دستورالعمل گام به گام را جهت درک راحت‌تر مطلب برای شما قرار می‌دهیم.
1. قبل از اینکه بتوانیم برچسب/ لیبل / متادیتا را در ترم استور ایجاد نماییم، باید به ان دسترسی داشته باشیم. حتی اگردسترسی Full Control به سایت داشته باشید، به ترم استور دسترسی نخواهید داشت. ( دسترسی اینها به صورت مجزا مدیریت می‌شوند) وارد بخش SharePoint Admin Center شوید و بعد به بخش Term Store وارد شوید و نام خود را در بخش مربوط (مطابق تصویر زیر) وارد نمایید.
2. به سایت شیرپوینت خود بازگردید و به بخش تنظیمات سایت بروید و بر روی Term store management کلیک نمایید. اکنون ترم استور را مشاهده می‌کنید.
3. حالا می‌خواهیم ترم استور جدید ایجاد کنیم. برای انجام اینکار Taxonomy راست کلیک نمایید و یک گروه جدید ایجاد نمایید. ما برای آن نام شرکت را انتخاب کردیم.
4. نوبت به ایجاد ترم ست رسید. با راست کلیک بر روی نام گروه (داتام پوینت) New Term Set کلیک کنید.
5. ترم ست “واحدهای سازمانی” ایجاد شد. با کلیک برروی Create Term متادیتاهای خود را اضافه کنید.
6. مرحله 1 تمام شد. ما متادیتاهای خود را تعریف کردیم. با این حال، هنوز کار ما تمام نشده است. لیست یا مخزن ما هنوز از این ترم ست اطلاعی ندارد. در مرحله بعد، باید یک ستون ایجاد کنیم و آن را به ترم ست مرتبط کنیم. برای انجام این کار، به لیست یا کتابخانه ای بروید که می‌خواهید یک ستون جدید اضافه کنید.
7. پیش بروید و یک ستون جدید ایجاد کنید. این بار اما، به جای گزینه انتخابی، آخرین مورد واژگان مدیریت شده Managed Metadata را انتخاب کنید.
8. اکنون صفحه رفرش می‌شود و از شما درخواست می‌شود ترم ست مربوط را انتخاب نمایید. در بخش تنظیمات ترم ست، ترم ستی که ایجاد کردیم را انتخاب نمایید. اکنون ستون ما با ترم ست مرتبط شد.
9. وارد مخزن خود شوید و سندی را آپلود نمایید. بجای ستون دراپ دان، ستونی از جنس متادیتا مانند تصویر زیر مشاهده خواهید کرد. بر روی آیکون لیبل مقابل ستون کلیک نمایید و ترم مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
مزایا استفاده از ترم استور در مقابل ستون چند انتخابی
در حالی که هر دو روش ما را به هدفمان می‌رساند، متادیتای Term Store دارای مزایای بزرگی نسبت به گزینه ستون چند انتخابی می‌باشد. برخی از این مزایا عبارتند از:
- عملکرد پیش فرض برای متادیتاها
- متادیتاها می‌توانند در سایت‌های مختلف استفاده و به اشتراک گذاشته شوند.
- امکان تنظیم مالکان برای ترم ست‌های مختلف
- ساختار درختی متادیتاها
مطالب مرتبط
