در یکی از پست‌های قبلی (دو راه جهت ایجاد متادیتا در شیرپوینت)، روش‌های مختلف ایجاد متادیتا در شیرپوینت را توضیح دادیم. یکی از این روش‌ها، استفاده از ترم استور (Managed Metadata) می‌باشد. در حقیقت اگر از این روش جهت ایجاد متایتا استفاده کنید، بعید است که به روش ایجاد متادیتا از طریق “ستون چند انتخابی” بازگردید. روش پیشنهادی ما هم استفاده از ترم استور است. به همین دلیل می‌خواهیم ده ویژگی برتر ترم استور شیرپوینت را توضیح دهیم.
1. قابلیت تعریف مترادف
همه ما از اصطلاحات متفاوتی برای مفاهیم یکسان استفاده می‌کنیم. ما اصولا تمایل به خلاصه کردن کلمات داریم. به طور مثال ممکن است شما آن را واحد منابع انسانی بخوانید و شخص دیگری آن را HR بخواند. با استفاده از ترم استور، هر دو گروه خوشحال خواهند بود. ترم استور شیرپوینت مفهوم مترادف (برچسب‌های ثانویه) را دارد. برای هر برچسب اصلی که شما تعریف می‌کنید، می‌توانید برچسب‌های مترادف نیز تعریف کنید ، مانند تصور زیر.
هنگامیکه کاربران در زمان برچسب‌گذاری، برچسب ثانویه را تایپ می‌کنند، شیرپوینت برچسب ثانویه را تشخیص می‌دهد و با آن مانند برچسب اصلی برخورد می‌کند.
2.قابلیت ایجاد سلسله مراتب
قطعا قابلیت اصلی ترم استورها، امکان ایجاد سلسه مراتب برای ترم‌ها می‌باشد. با استفاده از “ستون انتخابی” شما تنها می‌توانید برچسب‌های در یک سطح ایجاد نمایید. با استفاده از ترم استورها، شما می‌توانید برچسب‌های چند سطحی ایجاد کنید که در شرایط خاص بسیار کاربردی خواهد بود.
3.قابلیت نمایش سلسه مراتب ترم‌ها
این قابلیت به نوعی با قابلیت قبلی مرتبط است، اما شما می‌توانید انتخاب نمایید که کاربر سلسله مراتب برچسب را مشاهده کنند یا خیر. برای مشاهده سلسه مراتب، کافی است در زمان ایجاد ستون از نوع متادتیا گزینه ” Display the entire path to the term in the field” را انتخاب نمایید یا بعد از ایجاد ستون، ستون را ویرایش نمایید و اینکار را انجام دهید.
با فعال کردن این گزینه، کاربران واحد سازمانی رو مانند تصویر زیر می‌بینند.
4.قابلیت تعریف مالکان متفاوت برای ترم استورهای متفاوت
یکی از نکات جالب و کاربردی ترم استورهای شیرپوینت، قابلیت تنظیم مالکان متفاوت برای ترم استورهای مختلف می‌باشد. فرض کنید واحد منابع انسانی متادیتا مخصوص به خود و واحد مالی نیز متادیتای خود را دارد و قطعا نیازی نیست که این دو واحد به متادیتای دیگری دسترسی داشته باشند. اگر از ستون چند انتخابی برای ایجاد متادیتا استفاده کرده باشید، باید به کاربران بر روی سایت دسترسی کامل بدهید تا بتوانند متادیتاها را مدیریت کنند اما در هنگام استفاده از ترم استور، می‌توانید ترم‌های خود را در گروه‌ها مدیریت کنید و هر گروه می‌تواند یک مالک برای پشتیبانی و تغییرات داشته باشد.
5. مرتب‌سازی سفارشی یا اتوماتیک
یکی دیگر از زیبایی‌های ترم‌استور این است که شما به راحتی می‌توانید ترتیب ترم‌ها را به طریقی که دوست دارید تنظیم کنید. به صورت پیش فرض ترم‌ها بر اساس حروف الفبا مرتب می‌شوند ولی امکان تغییر ترتیب آنها برای شما فراهم شده است.
6. قابلیت تنظیم زبان
اگر یک شرکت چند زبانه هستید، می‌توانید در زمان تعریف ترم به یک زبان (زبان فارسی)، به زبان دیگری هم، مترداف (ترجمه) آن را تنظیم نمایید.
7. قابلیت جابجایی و سازماندهی مجدد ترم‌ها
شما در هر مرحله‌ای می‌توانید، ترم‌ها را مجدد سازماندهی کنید. فرض کنید شما یک ترم ست ایجاد کرده‌اید و بعد از مدتی متوجه می‌شوید که ترم‌ست را می‌توانستید به شیوه دیگری ایجاد کنید و روش جدید مزایای بیشتری برای شما به همراه دارد. هیچ جای نگرانی نیست و شما می‌توانید به راحتی ترم‌ست ایجاد شده را جابجا نمایید.
8. قابلیت استفاده از ترم‌ست در منوی سایت
شما می‌توانید با سادگی از ترم‌ستی که ایجاد کرده‌اید به عنوان منو (Global Navigation) در سایت خود استفاه نمایید. ابتدا امکان استفاده از ترم ست را به عنوان منو فعال نمایید.
بعد از فعال کردن آن، برای هر ترم، تب Navigation فعال میگردد و شما در بخش ” Simple Link or Header” می‌توانید آدرس (url) مورد نظر خود را برای ان ترم وارد نمایید.
9. قابلیت استفاده مجدد از ترم‌ها (Reuse)
فرض کنید واحد منابع انسانی، ترم ست کاملی از نوع سند را ایجاد کرده و از آن برای برچسب‌گذاری استفاده می‌کند. اکنون واحد مالی به ترم ستی از نوع سند نیاز دارد. کافی است شما از گزینه Reuse استفاده نمایید و یک ترم‌ست جدید ایجاد می‌شود و با صرفه جویی در وقت و رعایت استانداردها، ترم ست را در اختیار واحد مالی قرار دهید.
10.قابلیت وارد کردن ترم‌هابه صورت کلی از طریق اکسل
آخرین، اما نه مهم‌ترین قابلیت، امکان بارگذاری ترم‌ها به صورت انبوه است. اگر تعداد ترم‌های شما زیاد نیست می‌توانید آنها را تایپ کنید، اما اگر 200 یا حتی 2000 ترم دارید تایپ کردن آنها کار راحتی نیست. ترم استور به شما امکان بارگذاری فایل اکسل را می‌دهد. ترم‌ها در فایل اکسل باید به یه فرمت مشخصی باشند که می‌توانید از بخش ” View a sample import file” آن را دانلود کنید و از آن پیروی کنید.
مطالب مرتبط
