همانطور که میدانید شیرپوینت یک پلتفرم ارزشمند است که برای سازمان­‌ها مزایای بیشماری در پی دارد که سازمان­‌ها با استفاده از امکانات آن میتوانند کسب و کار خود را پویا تر و تعاملی‌تر نمایند و همچنین طیف وسیعی از نیازهای سازمان (مانند مدیریت مستندات، پرتال سازمانی، تعاملات تیمی، مدیریت وظایف و پروژه‌­ها و …) را پوشش دهند ولی پیاده سازی موفقیت‌آمیز شیرپوینت و فرهنگ‌سازی درست کارکنان برای استفاده از آن کار سخت و دقیقی است.

در این مقاله برگرفته از مطلب آقای Geoff Evelyn و همچنین با تلفیق تجارب پروژه­‌های شیرپوینت داخلی( تجاربی که ما در طی این سال‌ها در پروژه­های گوناگون شیرپوینتی کسب نموده‌ایم) سعی نمودیم تا 10 اقدام لازم برای استقرار موفقیت آمیز پروژه شیرپوینت در یک کسب و کار یا سازمان را ارائه نماییم.

حمایت مدیران کسب و کار را کسب کنید

یکی از مهمترین عوامل موفقیت در تمامی پروژه­‌های یک سازمان بخصوص پروژه­‌های نرم‌افزاری حمایت از سمت مدیران و صاحب نظران سازمان است.

استقرار شیرپوینت در یک سازمان به معنی درگیر شدن و بهبود کارآیی کل سازمان است پس حتما نیاز به حمایت مدیران کسب و کار جهت هماهنگی کلی در سازمان میباشد تا بتوان شیرپوینت را به صورت متمرکز مستقر نمود. ( نه به صورت جزیره‌­ای و سلیقه‌­ای) همچنین میزان موفقیت استقرار شیرپوینت را میتوان میزان انطباق با اهداف و استراتژی‌های سازمان در نظر گرفت که توسط مدیران کسب و کار تعیین شده اند.

پس اولین کار در هر پروژه شیرپوینت در سازمان باید تصویر سازی ذهنی برای مدیران کسب و کار در مورد خروجی‌­های پروژه و مزایای شیرپوینت برای کسب و کار ایشان باشد.

در بسیاری از موارد سعی شده است که در حین استقرار یا پس از استقرار حمایت مدیران سازمان را جلب نموده که به نوبه خود مشکلات فراوانی ایجاد میکند مانند:

  • اولویت کمتر اهداف دنبال شده در پروژه برای کسب و کار که خود باعث عدم همکاری پرسنل در حین پروژه به دلیل وظایف با اولویت بیشتر خواهد شد.
  • عدم توجیه مدیران نسبت به مزایا و امکانات شیرپوینت که باعث ایجاد توقع نادرست و انحراف از مسیر خواهد شد.
  • به دلیل مقاومت در برابر تغییر و همچنین تغییرات عمده پس از استقرار شیرپوینت در سازمان در صورتی که مدیران حمایت خود را از پروژه به پرسنل نشان نداده باشند اعمال تغییرات امکان پذیر نخواهد بود.
  • در صورت وقوع هرگونه اشتباه یا خطایی در حین استقرار و توسعه شیرپوینت حتما نیاز به حمایت مدیران خواهید داشت.

اهداف پروژه را مشخص نمایید

همانطور که میدانید شیرپوینت بسیار وسیع است و میتوان برای هر سازمان گستره متنوعی از امکانات شیرپوینت را پیاده‌سازی نمود برای نمونه میتوان به پرتال سازمانی، مدیریت اسناد، مدیریت وظایف، تعاملات سازمانی، مدیریت دانش و هوش تجاری اشاره نمود، که هر کدام به نوبه خود نیز شامل امکانات متنوعی خواهند بود. ولی پیاده سازی بدون هدف این موارد بدون داشتن دید دقیقی از آنچه که رخ خواهد داد بی فایده خواهد بود.

 باید مشخص شود سازمان با استقرار شیرپوینت و پیاده سازی سامانه­‌های متنوع بروی آن به دنبال چه چیزی میباشد بهبود چرخه گردش اطلاعات در سازمان؟ کاهش هزینه­‌های سازمان ؟ استقرار یا بهبود استاندارد در سازمان؟ یا تلفیقی از موارد بالا؟

فارق از انتخاب هر یک از رویه­‌های بالا حتما اهداف مورد نظر استقرار شیرپوینت در سازمان را مشخص و مکتوب نمایید تا پس از خاتمه استقرار بتوانید آنها را ارزیابی نموده و میزان موفقیت پروژه را بداست آورید.

یک تیم از متخصصین شیرپوینت تشکیل دهید

تصور رایج و اغلب اشتباه این است که به دلیل سادگی کار با شیرپوینت یک شخص میتواند با تمامی تخصص­‌های شیرپوینت وجود داشته باشد که کارهای یک سازمان را انجام دهد در صورتی که شیرپوینت در عین سادگی برای کاربران نهایی بسیار گسترده و پیچیده خواهد بود و متخصصین شیرپوینت خود نیز به دسته‌های گوناگونی تقسیم میشوند که یک شخص فقط یک یا چند مورد از این تخصص‌­ها را میتواند همزمان داشته باشد تخصص‌­هایی همچون موارد زیر که در استقرار شیرپوینت نیاز خواهند شد.

  • مدیریت زیرساخت شیرپوینت
  • برندینگ شیرپوینت
  • برنامه نویسی شیرپوینت
  • هوش تجاری
  • تحلیل گر فرآیند
  • مدیریت پروژه

پس در نظر داشته باشید برای پاسخ گویی به طیف متنوعی از نیازهای کسب و کار شما باید یک تیم از متخصصین شیرپوینت داشته باشید. که میتوانید یا شروع به استخدام نمایید و یا از تیم­‌هایی که برای این امر تشکیل شده اند استفاده نمایید.

استقرار شیرپوینت در یک سازمان را میتوان به ساخت یک ساختمان تشبیه کرد که شما به یک معمار نیاز دارید تا طراحی ساختار اطلاعاتی و دیگر جزییات را با دید وسیعی از امکانات شیرپوینت انجام دهد، تیمی از برنامه نویسان، تحلیل گران فرآیند تا این ساختار اطلاعاتی را پیاده سازی نمایند و یک متخصص برندینگ تا ظاهر سایت­‌ها را طراحی و اجرا نماید.

یک برنامه و استراتژی برای آموزش کاربران ایجاد کنید

یکی دیگر از نقاط تاثیرگذار حیاتی در میزان مقبولیت کاربران، آموزش کاربران و ترغیب آنها به استفاده از شیرپوینت است. برای مثال طبق تجربه پرسنلی که بیشتر شیرپوینت را فرا بگیرند و بتوانند نیازهای روتین خود و واحد خود را در سایت شخصی یا سایت واحد استقرار نمایند، در استقرار شیرپوینت و فرهنگ سازی آن بیشترین تاثیر مثبت را در سازمان خواهند داشت.

آموزش شیرپوینت در سازمان قالبا به دو روش تقسیم خواهد شد نخست آموزش فنی افراد سازمان جهت استقرار شیرپوینت در واحدها و دیگری آموزش عمومی کاربران برای استفاده از شیرپوینت و سامانه­‌های طراحی شده.

در آموزش فنی باید افرادی که درک عمیقی از اهداف سازمان و توانایی بالایی در تحلیل دارند انتخاب شوند و با آموزش مستمر جهت توسعه و تشخیص موارد بهبود بکار گرفته شوند.

آموزش عمومی را نیز میتوان به صورت کارگاه‌های کوچک برگزار نمود و سپس افرادی از هر واحد را که آموزش بیشتری دیده‌اند را مسئول آموزش آن واحد نمود. همچنین می‌توانید گروه‌های خاصی از افراد را آموزش ویژه دهید برای مثال میتوانید پرسنل واحد روابط عمومی را برای درج اخبار سازمان در پرتال سازمانی آموزش دهید یا پرسنل دبیرخانه را جهت بارگذاری اسناد در کتابخانه اسناد و اشتراک گذاری آن با فرد مناسب آموزش دهید.

مطمئن باشید هر مقدار در آموزش کاربران زمان بیشتری صرف کنید در میزان موفقیت استقرار شیرپوینت و در نهایت رسیدن به اهداف سازمان موفق­تر خواهید بود.

پس باید با تدوین دو برنامه جداگانه افراد هر گروه را مشخص نموده و با سرفصل مناسب آنها را آموزش دهید، اقدام به تهیه آموزش‌های آفلاین مناسب کنید و سازمان را جهت هر چه بیشتر خو گرفتن با شیرپوینت قبل از استقرار یا در حین استقرار آماده کنید.

سرویس مطلوب ارائه کنید

کاربران و استفاده کنندگان نهایی سازمان که گام به گام اکنون در حال استفاده از شیرپوینت هستند باید سرویس مطلوبی دریافت نمایند. برای واضح تر شدن منظور فرض کنید در یکی از گام­‌های استقرار شیرپوینت پرتال سازمانی را برای سازمان راه اندازی کرده­ایم، اکنون اگر شیرپوینت دچار مشکل شود یا در حال توسعه قسمتی از پرتال از دسترس خارج شود که کاربران در حال استفاده از آن بوده­اند انگیزه آنها را جهت استفاده از پرتال سازمانی کم خواهد نمود.

همچنین در نظر بگیرید در تیم استقرار شیرپوینت هیچ قانونی برای توسعه سایت‌­ها وجود نداشته باشد و افراد به صورت دلخواه بدون استاندارد سازی در حال توسعه میباشد که باعث میشود در نهایت یکپارچگی و ارتباط بین سایت­ها بسیار سخت و حتی ناممکن شود.

یا در نظر بگیرید که پس از استقرار شیرپوینت یا در حین استقرار شیرپوینت به دلیل از دست رفتن یک هارد فیزیکی قسمتی از اطلاعات از دست رفته یا به عقب برگردد که این علاوه بر از دست رفتن قسمتی از داده‌­های سازمان باعث سرد شدن کاربران سازمان و ایجاد یک حس عدم اطمینان در کل سازمان میشود.

پس در حین استقرار شیرپوینت به موارد زیر دقت نمایید:

  • پایش مداوم زیرساخت شیرپوینت برای جلوگیری از وقوع رخداد
  • ایجاد برنامه­هایی جهت بک آپ گیری از اطلاعات و ایجاد پلن Disaster Recovery برای شیرپوینت
  • پایش مداوم و بهبود Performance شیرپوینت در صورت نیاز
  • تعیین قوانین و استانداردهای توسعه برای تیم توسعه دهنده شیرپوینت
  • تعریف مکانیزمی برای مانیتورینگ صحت عملکرد شیرپوینت
  • اشتراک گذاری استاندارها و قوانین استفاده عمومی از شیرپوینت در کل سازمان