پس از استقرار شیرپوینت در یک سازمان و یا در حین استقرار و پیادهسازی سامانهها در شیرپوینت کاربران سازمان باید بتوانند با پلتفرم شیرپوینت و سامانههای پیادهسازی شده روی آن کارکنند که این خود مستلزم آموزش دقیق و پیوسته کاربران سازمان است. برخی گام آموزش شیرپوینت به کاربران را در پیادهسازی و استقرار شیرپوینت کاری بیهوده قلمداد کرده و آن را در اولویت پایین قرار میدهند ما در این مقاله قصد داریم دلایل اهمیت این آموزش و رابطه آن با موفقیت در استقرار شیرپوینت بررسی نماییم.
1. رابطه مستقیم بین آموزش شیرپوینت به کاربران و میزان مقبولیت شیرپوینت در نزد آنها
تجربه ثابت کرده است که هرچه کاربران از شیرپوینت درک بهتری داشته باشند بیشتر از سامانههای طراحی شده با شیرپوینت استفاده خواهند کرد. همچنین کاربرانی که شیرپوینت و امکانات آن را بخوبی بشناسند قادر خواهند بود تا با سرعت بیشتری کارهای خود را در شیرپوینت انجام دهند و دیگر کاربران واحد خود را نیز در استفاده از شیرپوینت کمک نمایند.
2. شیرپوینت یک پلتفرم نسبتا پیچیده است
شیرپوینت مجموعه‌ای از تکنولوژیهای پیچیده است که تفکر ما را در زمینه به اشتراک‌گذاری اطلاعات و تعامل تیمی عوض خواهد کرد که این موضوع را فقط میتوان با آموزش حل نمود تا کاربران قسمتهای مختلف پرکاربرد را بشناسند، کاربرد هر ابزار را درک نمایند تا در آینده به سادگی و با اطمینان بیشتر از شیرپوینت استفاده نمایند. پس باید دقت نمود آموزشهای کاربران مختلف وابسته به نوع استفاده میتواند متفاوت باشد.
3. راه‌های زیادی برای انجام یک کار در شیرپوینت هست
برای مثال دسترسی دادن یک سند به یک شخص در سازمان را میتوان به 5 روش مختلف انجام داد که هر کدام از این روشها کاربرد خاص خود را دارند و در نهایت نتیجه متفاوتی خواهند داشت.پس برای جلوگیری از اشتباه کاربران باید آنها را به درستی آموزش داد تا برای مثال دسترسیهای اسناد داخل یک کتابخانه اسناد را بدرستی مدیریت نمایند تا از دسترسی دادن اشتباه اسناد مهم سازمان جلوگیری کنیم.
4. مدیریت تغییرات سامانههای شیرپوینت
پس از استقرار سامانههای شیرپوینتی در یک سازمان مواردی مانند تغییر الزامات داخلی یا خارجی، تغییرات ساختاری سازمان، بروزرسانی استانداردها و… ممکن است اتفاق بیافتد که نیاز به تغییر در سامانههای شیرپوینت داشته باشیم پس باید کاربران و استفاده‌کنندگان نهایی سازمان بتوانند تغییرات مورد نیاز خود را در سامانهها اعمال نمایند تا منطبق با نیازهای روز کسب و کار به جلو حرکت نمایند که این خود مستلزم آموزش به کاربران ارشد سیستم ( کاربران واحد تضمین کیفیت ، فناوری اطلاعات و…) برای تغییرات احتمالی در ساختار خواهد بود. این نوع آموزش باید به صورت تخصصی‌تر و با زمان بیشتر انجام گیرد تا با عمق بیشتری شیرپوینت و تکنولوژیهای مورد استفاده در سامانهها به این کاربران آموزش داده شود. مزیت دیگر این نوع آموزش علاوه بر قابلیت مدیریت تغییرات، قابلیت برگزاری آموزشهای متناوب برای افراد سازمان توسط این اشخاص آموزش دیده است.
5. شیرپوینت به افراد سازمان قدرت خواهد داد
با استفاده از شیرپوینت افراد سازمان میتوانند در سایتهای واحد خود نیازهای روزمره واحد را شناسایی تحلیل و پیادهسازی نمایند، این چیزی است که مایکروسافت در شیرپوینت به دنبال آن است که خود افراد کسب و کار نیازهای خود را برطرف نمایند و نیازهای پیچیده‌تر را به افراد متخصصتر واگذار نمایند. با استفاده از قابلیتهای بیشمار شیرپوینت افراد یک واحد میتوانند کتابخانههایی برای اسناد، لیستهایی برای اطلاعات و صفحات ویکی برای مدیریت دانش خود ایجاد نموده و با دسترسیهای شیرپوینت در واحد به اشتراک گذارند.
استفاده از شیرپوینت برای افراد به عنوان یک Power User نیازمند آموزشهای معینی است که بسادگی و با یک برنامه مشخص آموزشی میتوان به آن دست یافت.
مطالب مرتبط
