پس از استقرار شیرپوینت در یک سازمان و یا در حین استقرار و پیاده‌سازی سامانه‌­ها در شیرپوینت کاربران سازمان باید بتوانند با پلتفرم شیرپوینت و سامانه‌­های پیاده‌سازی شده روی آن کارکنند که این خود مستلزم آموزش دقیق و پیوسته کاربران سازمان است. برخی گام آموزش شیرپوینت به کاربران را در پیاده‌سازی و استقرار شیرپوینت کاری بیهوده قلمداد کرده و آن را در اولویت پایین قرار میدهند ما در این مقاله قصد داریم دلایل اهمیت این آموزش و رابطه آن با موفقیت در استقرار شیرپوینت بررسی نماییم.

1. رابطه مستقیم بین آموزش شیرپوینت به کاربران و میزان مقبولیت شیرپوینت در نزد آنها

تجربه ثابت کرده است که هرچه کاربران از شیرپوینت درک بهتری داشته باشند بیشتر از سامانه­‌های طراحی شده با شیرپوینت استفاده خواهند کرد. همچنین کاربرانی که شیرپوینت و امکانات آن را بخوبی بشناسند قادر خواهند بود تا با سرعت بیشتری کارهای خود را در شیرپوینت انجام دهند و دیگر کاربران واحد خود را نیز در استفاده از شیرپوینت کمک نمایند.

آموزش شیرپوینت به کاربران

2. شیرپوینت یک پلتفرم نسبتا پیچیده است

شیرپوینت مجموعه­‌ای از تکنولوژی­‌های پیچیده است که تفکر ما را در زمینه به اشتراک‌گذاری اطلاعات و تعامل تیمی عوض خواهد کرد که این موضوع را فقط میتوان با آموزش حل نمود تا کاربران قسمت­های مختلف پرکاربرد را بشناسند، کاربرد هر ابزار را درک نمایند تا در آینده به سادگی و با اطمینان بیشتر از شیرپوینت استفاده نمایند. پس باید دقت نمود آموزش­های کاربران مختلف وابسته به نوع استفاده میتواند متفاوت باشد.

3. راه­‌های زیادی برای انجام یک کار در شیرپوینت هست

برای مثال دسترسی دادن یک سند به یک شخص در سازمان را میتوان به 5 روش مختلف انجام داد که هر کدام از این روش­ها کاربرد خاص خود را دارند و در نهایت نتیجه متفاوتی خواهند داشت.پس برای جلوگیری از اشتباه کاربران باید آنها را به درستی آموزش داد تا برای مثال دسترسی­های اسناد داخل یک کتابخانه اسناد را بدرستی مدیریت نمایند تا از دسترسی دادن اشتباه اسناد مهم سازمان جلوگیری کنیم.

آموزش شیرپوینت به کاربران

4. مدیریت تغییرات سامانه­‌های شیرپوینت

پس از استقرار سامانه­‌های شیرپوینتی در یک سازمان مواردی مانند تغییر الزامات داخلی یا خارجی، تغییرات ساختاری سازمان، بروزرسانی استانداردها و… ممکن است اتفاق بیافتد که نیاز به تغییر در سامانه­های شیرپوینت داشته باشیم پس باید کاربران و استفاده‌کنندگان نهایی سازمان بتوانند تغییرات مورد نیاز خود را در سامانه­ها اعمال نمایند تا منطبق با نیازهای روز کسب و کار به جلو حرکت نمایند که این خود مستلزم آموزش به کاربران ارشد سیستم ( کاربران واحد تضمین کیفیت ، فناوری اطلاعات و…) برای تغییرات احتمالی در ساختار خواهد بود. این نوع آموزش باید به صورت تخصصی‌­تر و با زمان بیشتر انجام گیرد تا با عمق بیشتری شیرپوینت و تکنولوژی­های مورد استفاده در سامانه‌­ها به این کاربران آموزش داده شود. مزیت دیگر این نوع آموزش علاوه بر قابلیت مدیریت تغییرات، قابلیت برگزاری آموزش­های متناوب برای افراد سازمان توسط این اشخاص آموزش دیده است.

5. شیرپوینت به افراد سازمان قدرت خواهد داد

با استفاده از شیرپوینت افراد سازمان میتوانند در سایت­های واحد خود نیازهای روزمره واحد را شناسایی تحلیل و پیاده­سازی نمایند، این چیزی است که مایکروسافت در شیرپوینت به دنبال آن است که خود افراد کسب و کار نیازهای خود را برطرف نمایند و نیازهای پیچیده‌تر را به افراد متخصص­تر واگذار نمایند. با استفاده از قابلیت­های بیشمار شیرپوینت افراد یک واحد میتوانند کتابخانه­هایی برای اسناد، لیست­هایی برای اطلاعات و صفحات ویکی برای مدیریت دانش خود ایجاد نموده و با دسترسی­های شیرپوینت در واحد به اشتراک گذارند.

استفاده از شیرپوینت برای افراد به عنوان یک Power User نیازمند آموزش­های معینی است که بسادگی و با یک برنامه مشخص آموزشی میتوان به آن دست یافت.