تفاوت نگارش اصلی و فرعی در شیرپوینت

سوابق نگارش (Version History) یکی از مهمترین ویژگی‌های مدیریت اسناد در شیرپوینت می‌باشد. درست مانند ماشین زمان، سوابق نگارش به شما این امکان را می‌دهد به نگارش قدیمی یک سند یا یک آیتم بازگردید. همچنین این امکان را برای شما فراهم می‌آورد تا تغییرات رخ داده را ردیابی کنید. با این حال، ما دو نوع نگارش در شیرپوینت داریم – نگارش اصلی و نگارش فرعی. در این مقاله میخواهم برای شما تفاوت نگارش اصلی و فرعی در شیرپوینت را توضیح دهیم.

دسترسی به سوابق نگارش

برای دسترسی به سوابق نگارش یک فایل، صفحه یا آیتم، روی آن کلیک راست کرده و روی سوابق نگارش (Version History) کلیک کنید.

نگارش‌‌های اصلی (MAJOR VERSIONS)

نگارش‌های اصلی هنگام تغییر در محتوا (سند، آیتم ، صفحه و غیره) از شماره‌گذاری متوالی استفاده می‌کنند. از 1.0 شروع می‌شود، سپس 2.0، 3.0 و غیره. شما نمی‌توانید زمان و نحوه ایجاد نگارش‌های اصلی را کنترل کنید. هر بار که یک سند را ویرایش و ذخیره می‌کنید به طور پیش فرض نگارش‌های اصلی ایجاد می‌شوند. اگر سند را در مرورگر ویرایش کنید و نه در برنامه اصلی، نسخه‌ها به‌طور خودکار ایجاد می‌شوند زیرا تغییرات به‌طور خودکار ذخیره می‌شوند.

نگارش‌های فرعی (MINOR VERSION)

نگارش‌های فرعی، نگارش‌های افزایشی بین نگارش‌های اصلی هستند. به عنوان مثال، 1.1، 1.2، 1.3، … 1.100، و غیره. شما باید نگارش‌های اصلی را فعال کنید تا نگارش‌های فرعی کار کنند. درست مانند نگارش‌های اصلی، کنترلی بر تعداد دفعات ایجاد آنها ندارید.

چگونه می‌توانیم نگارش اصلی و فرعی را فعال کنیم؟

بسته به نوع کتابخانه ای که دارید، ممکن است سناریوهای مختلفی با نگارش اصلی و فرعی داشته باشید.

1.کتابخانه اسناد

نگارش‌های اصلی به طور پیش فرض در یک کتابخانه اسناد فعال هستند.
نگارش‌های فرعی به طور پیش فرض در کتابخانه اسناد فعال نیستند و باید فعال شوند.
نگارش‌ها را نمی‌توان در کتابخانه اسناد غیرفعال کرد. حداقل تعداد نگارش‌هایی که می‌توانید داشته باشید 100 و حداکثر 50000 نسخه است. حداقل آستانه برای بازیابی نگارش‌های قبلی و برای کارکرد نگهداری فایل ضروری است.

برای تغییر تعداد نگارش‌ها یا فعال کردن نگارش‌های فرعی، لطفاً مراحل زیر را دنبال کنید:

1.در کتابخانه مورد نظر، در نوار بالا بر روی تنظیمات کتابخانه کلیک نمایید.

2.سپس بر روی تنظیمات نگارش‌ها (Versioning Settings) کلیک نمایید.

3.شماره نگارش‌های اصلی رابه تعداد مورد نیاز (به صورت پیش فرض این عدد 500 می‌باشد) تغییر دهید و بر روی دکمه OK کلیک نمایید.

4.اگر می‌خواهید نگارش‌های فرعی را هم داشته باشید، لازم است گزینه مربوط را مانند تصویر زیر انتخاب نمایید و تعداد نگارش‌های فرعی را تمایل دارید ذخیره کنید را وارد نمایید.

2.کتابخانه صفحات سایت (Site Pages Library)

نگارش‌های اصلی به طور پیش فرض در کتابخانه صفحات سایت فعال هستند.
نگارش‌های فرعی به طور پیش فرض در کتابخانه صفحات سایت فعال هستند.

می‌توانید نگارش فرعی را در کتابخانه صفحات سایت غیرفعال کنید یا می‌توانید آن را به طور کامل غیرفعال کنید. دلیل اینکه هر دو نگارش اصلی و فرعی به طور پیش فرض در صفحات سایت فعال هستند این است که هر دو برای روند بازیابی صفحه ضروری هستند. ما توصیه نمی‌کنیم هیچ یک از تنظیمات نسخه‌سازی را در کتابخانه صفحات سایت تغییر دهید – این کار عملکرد بازگردانی صفحه را که در بالا ذکر کردیم از بین می‌برد.

تصویر زیر تنظیمات نگارش‌های پیش‌فرض برای کتابخانه صفحات سایت را نشان می‌دهد (شما به همان روشی که در کتابخانه اسناد توصیح دادیم به آن دسترسی خواهید داشت).

3.لیست سفارشی (Custom List)

نگارش‌های اصلی به طور پیش فرض در یک لیست سفارشی فعال هستند.
نگارش‌های فرعی به طور پیش فرض در یک لیست سفارشی غیرفعال هستند و باید فعال شوند.
در صورت نیاز می‌توان نسخه‌سازی را در لیست سفارشی غیرفعال کرد. به طور پیش فرض، 50 نسخه اصلی آخر را در یک لیست سفارشی ثبت می کند. حداکثر چیزی که می توانید ضبط کنید 50،000 خواهد بود.

در اینجا نحوه تغییر تنظیمات نگارش‌ها در یک لیست سفارشی آمده است:

1.ابتدا از نوار بالا وارد تنظمیات لیست شوید.

2.سپس بر روی تنظیمات نگارش‌ها (Versioning Settings) کلیک کنید.

3. در صورت لزوم تنظیمات را تغییر دهید.

چگونه از نگارش‌های فرعی به نگارش‌های اصلی برویم

اگر تصمیم دارید از نگارش‌های فرعی استفاده کنید – هر تغییری که در فایل ها ایجاد می‌کنید از طریق شماره‌گذاری نگارش‌های فرعی متوالی (1.1، 1.2، 1.3، 1.100، و غیره) ثبت می‌شود. اما چگونه می‌توانیم از نگارش‌های فرعی به یک نگارش اصلی برسیم؟ به عنوان مثال، من می‌خواهم از نسخه 2.4 به 3.0 بروم. چند سناریو وجود دارد که به ما این امکان را می دهد.

انتشار (Publish)

1.با کلیک راست بر روی فایل مورد نظر، بر روی انتشار کلیک کنید.

2. سپس یک کامنت در مورد آن بنویسید که البته اختیاری است.

3. اکنون نگارش فرعی به یک نگارش اصلی تغییر کرده است.

تحویل گرفتن یا تحویل دادن

یکی دیگر از کارهایی که می‌توانید برای ارتقا از نگارش فرعی به نگارش اصلی انجام دهید، تحویل گرفتن یک فایل و سپس تحویل دادن مجدد آن پس از تغییرات است. وقتی فایل را تحویل می‌دهید، به شما گزینه‌ای نمایش داده می‌شود که به طور همزمان تحویل دادن و انتشار با هم انجام خواهد شد.