امروزه با رشد تکنولوژی و گسترش استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی به ابزاری ساده و انعطاف پذیر نیاز دارند. برای حل این مشکل، مایکروسافت نرم افزار شیرپوینت را ارائه داده است که علاوه بر سادگی و انعطاف پذیری بسیار زیادی که دارد و میتواند نیازهای وسیعی از سازمان را پاسخ دهد میتواند با مجموعه Microsoft Office نیز یکپارچه شود تا درصد زیادی از موارد نیازهای داخلی یک سازمان را پوشش دهد. در این مطلب قصد داریم به این سوال که اغلب پرسیده میشود نیز پاسخ دهیم که تفاوت شیرپوینت و BPMS چیست و آیا میتوان از شیرپوینت به عنوان یک BPMS استفاده کرد؟
شیرپوینت با معرفی ورژن اولیه خود محبوبیت روز افزونی در میان سازمان‌ها جهت مدیریت محتواهای سازمانی ایجاد کرد که مایکروسافت با بروزرسانی‌های متعدد و استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیای وب در آن به رشد آن کمک کرد. با توجه به اینکه یکی از این امکانات موتور گردش کار شیرپوینت بود این سوال مطرح میشد که آیا میتوان از شیرپوینت به عنوان یک BPMS استفاده کرد؟ برای پاسخ به این سوال باید موضوع را از 3 جهت مختلف بررسی و سپس در مورد پاسخ این سوال کمی فکر کرد.
نخست ابعاد سازمانی که قرار است فرآیندهای داخلی آن در شیرپوینت پیاده سازی شود در صورتی که سازمانی کوچک و چابک داریم مطمئنن میتوانیم با استفاده از شیرپوینت فرآیندهای داخلی سازمان را بسرعت نسبت به سایر نرم افزارها پیاده سازی کرد و الزامات دیگر آن را نیز رعایت کرد الزاماتی مانند فرم ورودی، پروسه کامل فرآیند و گزارشات هوش تجاری نهایی از این اطلاعات. همچنین امکاناتی که در یک یا چند فرآیند نیاز است بسیار مهم است.
سپس باید از دید بلوغ یک سازمان و تفکر سیستمی در جریان این موضوع را بررسی کرد که آیا میتوان فرآیندهای کاملا سیستمی را در شیرپوینت پیاده سازی کرد و یا نیاز به فراهم کردن فضای بهتری برای رشد کارکنان هست. برای مثال اگر سازمانی قصد اجرایی کردن فرآیندهای کاغذی خود به صورت کامل در یک سیستم را داشته باشد تا در آینده بتواند به راحتی آنها را تغییر دهد و ساختار اطلاعاتی فرآیندها را بازنویسی کند شیرپوینت گزینه مناسب تری خواهد بود.
و در انتها هزینه‌های زمانی و مادی اجرای فرآیندها را نیز میتوان یکی از عوامل تاثیرگزار در این تصمیم برشمرد زیرا طراحی فرآیندها و فرم های وابسته به آن در برخی از این فرآیندسازها بشدت زمان بر و پرهزینه خواهد شد و شیرپوینت با چالاکی که خواهد داشت میتواند سرعت بهتری داشته باشد.
در انتها شیرپوینت با توجه به تمرکز روی مدیریت محتوای و ایجاد سایت‌های مختلف برای کاربردهای مختلف هم میتواند ابزار مناسبی برای ایجاد فرآیندهای داخلی سازمان باشد و هم میتواند ابزاری ناکافی برای این مهم باشد که مسلما BPMS های طراحی شده برای این موضوع نسبت به شیرپوینت امکانات بیشتری برای توسعه دهندگان فراهم خواهد آورد و همچنین در حجم فرآیندهای بسیار زیاد بهتر عمل خواهند کرد.
مطالب مرتبط
