تایید سند بدون ایجاد گردش کار

اغلب، مشتریان می‌خواهند که یک گردش کار تأیید برای آنها ایجاد کنیم. برای برخی از تأییدیه‌های موازی یا سریال پیچیده، باید از SharePoint Designer یا Nintex Workflow یا برخی از ابزار گردش کار دیگر استفاده کنید. با این حال، اکثر مشتریان فقط به یک فرآیند تأیید ساده برای مستندسازی نیاز دارند. سناریویی که اینجا در مورد آن صحبت می‌کنیم این است که کاربران اسناد را در یک کتابخانه اسناد بارگذاری می‌کنند و افراد خاصی آنها را تأیید یا رد می‌کنند. اگر اینطور است، شما خوش شانس هستید، زیرا یک ویژگی جالب در شیرپوینت وجود دارد که به شما این امکان را می‌دهد که این کار را انجام دهید. با فعال کردن این ویژگی، تایید سند بدون ایجاد گردش کار انجام خواهد شد.

قبل از اینکه به جزئیات بپردازیم، مهم است که توجه داشته باشیم که فرآیند تأیید در اینجا ماهیت بسیار ساده‌ای دارد. سند توسط یک کاربر آپلود/ارائه شده و سپس توسط کاربر دیگری تایید یا رد شده است.

مرحله 1: آپلود سند توسط یک کاربر

مرحله 2: تایید یا رد سند توسط کاربر دیگر

اگر به تأییدیه سریال یا موازی چند مرحله‌ای نیاز دارید، یا اگر به تایید افراد مختلف بر اساس نوع سند تأیید نیاز دارید، ممکن است لازم باشد به دنبال گزینه‌های گردش کار جایگزین باشید (.

برای انجام این گردش کار ساده، ما به دو قابلیت قابل دسترس در شیرپوینت تکیه می‌کنیم:

1.ویژگی تأیید محتوا در کتابخانه اسناد

2.هشدارها در لیست‌ها و کتابخانه‌های شیرپوینت

از ویژگی تأیید محتوا برای اجازه دادن به تأییدکنندگان (کاربران خاص) برای تأیید یا رد یک سند استفاده می‌شود. هشدارها برای اعلان ایمیل استفاده می‌شود تا مدیران (تأیید کنندگان) را هنگام بارگذاری موارد مطلع کنند تا بتوانند سند را تأیید یا رد کنند. هشدارها همچنین می‌توانند برای اطلاع دادن به ارسال کننده در صورت تایید یا رد شدن سند استفاده شوند تا بتوانند مطابق با آن اقدام کنند.

برای شروع تنظیم این گردش کار ساده مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله اول: فعال کردن ویژگی تأیید محتوا (CONTENT APPROVAL) در کتابخانه اسناد

1.ابتدا به تنظیمات کتابخانه و سپس به تنظیمات نگارش بروید: Library Settings > Versioning Settings

2.تایید محتوا را با انتخاب گزینه “بله” در پایین بخش Require content approval for submitted items فعال کنید.

3. هنگامی که گزینه “بله” را در بالا علامت بزنید، فرصتی خواهید داشت که گزینه های دیگری مانند نسخه اصلی یا جزئی و امنیت آیتم پیش نویس را تنظیم کنید. اجازه دهید نسخه اصلی را فعلا روشن بگذاریم (بدون نسخه فرعی). در ادامه این پست توضیح خواهیم داد که چگونه می‌توانید از نسخه فرعی استفاده کنید. مهمترین تنظیمات در اینجا فقط کاربرانی است که می‌توانند اسناد را تأیید کنند، که به صورت پیش فرض برای شما تنظیم شده است. این بدان معناست که اسنادی که در حالت معلق یا رد شده هستند فقط توسط کسانی که آنها را آپلود کرده اند و تایید کنندگان قابل مشاهده هستند. پس از تایید، اسناد توسط همه کاربران قابل مشاهده هستند. به هر حال معمولاً این سناریویی است که مشتریان می خواهید.

4. بر روی دکمه “ok” در انتهای صفحه کلیک کنید.

5. به کتابخانه برگردید. خواهید دید که ستون جدیدی به کتابخانه اضافه شده است به نام وضعیت تایید

6. در واقع ستون دیگری وجود دارد که در نتیجه قابلیت Content Approval اضافه شده است. فقط نمایش داده نمی‌شود. ستون “نظرات تایید کننده” نام دارد. در نمای همه اسناد پنهان است. به هر حال، شما اکنون نماهای اضافی نیز دارید، که می‌توانید از منوی کشویی “نماها” مشاهده کنید. دو نما اضافه شده است: تأیید/رد موارد و موارد ارسالی من. هر دوی آنها را بررسی کنید. هر دو ستون نظرات تایید کننده را نمایش می‌دهند.

مرحله دوم:هشدارها را تنظیم کنید

در حالی که اکنون مکانیزم تایید سند را داریم، اما زمانی که مدارک برای تایید بارگذاری میشوند، چیزی برای ارسال اعلان ایمیل نداریم. به عنوان مثال، یک مدیر می‌تواند وارد شود و هشداری را تنظیم کند تا در صورت افزودن یا اصلاح موارد به او اطلاع داده شود، بنابراین می‌تواند اعلان‌های به موقع درباره فایل‌های جدید آپلود شده دریافت کند. ارسال کننده همچنین می‌تواند هشدارهای خود را نیز تنظیم کند.

ویژگی تأیید محتوا چگونه کار می کند؟

بیایید جلو برویم و یک سند را برای تأیید آپلود کنیم.

1.یک سند را بکشید و رها کنید یا یک سند جدید را در کتابخانه آپلود کنید (می توانید از کاربر دیگری بخواهید این کار را انجام دهد تا بتوانید عملکرد واقعی “گردش کاری” را آزمایش کنید).

2.توجه کنید که چگونه وضعیت را به طور پیش‌فرض روی “حالت در انتظار” قرار می‌دهد.

3. بنابراین در حال حاضر سند فقط توسط ارسال کننده و تایید کنندگان قابل مشاهده است.

4. بیایید جلو برویم و این سند را رد کنیم. روی (3 نقطه) > بیشتر > تأیید/رد کلیک کنید.

5. در صفحه بعدی، Rejected را انتخاب کنید، نظرات رد را ارائه دهید و OK را کلیک کنید.

6. وضعیت سند به Rejected تغییر یافته است. اگر ارسال‌کننده به کتابخانه رفته و نمای ارسال‌های من را انتخاب کند، سند دقیقاً با وضعیت رد شده و نظرات رد در آنجا قرار می‌گیرد. بار دیگر، از آنجایی که سند مورد تایید نیست، در حال حاضر فقط برای ارسال کننده و تایید کننده قابل مشاهده است.

7. در این مرحله، ارسال کننده می‌تواند تغییراتی ایجاد کند، نسخه دیگری از سند را آپلود کند. هر بار که نسخه جدیدی از سند آپلود می‌شود یا سند در شیرپوینت ویرایش می‌شود، وضعیت به حالت در انتظار تغییر می‌کند و سند می‌تواند بار دیگر توسط تأییدکننده تأیید شود. درک این مهم است!

8. بنابراین فرض کنید سند ویرایش یا بارگذاری مجدد شده است. به حالت در انتظار برمی گردد.

9. این بار تایید کننده لطف می کند و سند را تایید می کند.

10. در این مرحله، وضعیت به تایید شده و سند در نهایت برای همه افرادی که به کتابخانه دسترسی دارند قابل مشاهده است. به هر حال، شما همچنین می توانید تاریخچه نسخه ها را مشاهده کنید و کل تاریخچه تغییرات را نیز مشاهده کنید.

چه کسی اسناد را خواهند دید

بستگی به این دارد که چگونه Draft Item Security را تنظیم کنید.

اگر گزینه پیش‌فرض بالا (توصیه می‌شود) را حفظ کنید، تا زمانی که سند تأیید شود، فقط توسط Submitter و کسانی که قابلیت تأیید دارند قابل مشاهده است.

چه کسی می توانند اسناد را تأیید کنند

برای تأیید اسناد، باید از اختیارات تأیید برخوردار باشید. این کار را می توان به یکی از دو روش زیر انجام داد:

اگر مجموعه سایت شما ویژگی‌ انتشار را فعال ندارد، سطح دسترسی Design را به تأییدکنندگان اختصاص دهید (سطح دسترسی Design دارای قابلیت‌های تأیید، مشارکت است و ویرایش ندارد)
اگر مجموعه سایت شما دارای ویژگی‌ فعال انتشار است، باید گروه تأییدکنندگان را ایجاد کنید که دارای قابلیت تأیید باشد. مطمئن شوید که این گروه را به سایت خود اضافه کنید و تایید کنندگان را به گروه اضافه کنید.

پیکربندی پیشرفته

ما همچنین می‌توانیم از نسخه‌های فرعی استفاده کنیم و یک تجربه انتشار واقعاً عالی ایجاد کنیم، که اغلب برای تأییدیه‌ها مورد نیاز است. در بالا ذکر کردیم که پس از رد شدن سند، ارسال کننده می‌تواند تغییراتی در سند ایجاد کند. هر بار که تغییری ایجاد می‌کنیم، وضعیت سند به حالت انتظار برمی‌گردد. ممکن است این مورد مطلوب شما نباشد. بگویید، من تغییراتی در سند ایجاد می‌کنم، اما هنوز آماده ارسال مجدد برای تأیید نیستم. من واقعاً می خواهم زمانی که آماده انجام این کار هستم دوباره ارسال کنم. برای این که این کار انجام شود، باید نسخه فرعی را فعال کنیم.

1.مجدد به تنظیمات کتابخانه بروید و نسخه فرعی را فعال کنید.

2. ادامه دهید و دوباره یک سند آپلود کنید. توجه داشته باشید که چگونه وضعیت سند پیش نویس می‌شود(به جای در انتظار). پیش نویس به این معنی است که سند هنوز منتشر نشده است. در حال حاضر، سند فقط برای ارسال کننده و تایید کننده قابل مشاهده است. با این حال، نمی توان آن را تأیید یا رد کرد زیرا هنوز در حالت پیش نویس است.