با رشد روز افزون اسناد در سازمانها نیاز به یک سیستم جامع مدیریت اسناد (DMS) بیشتر احساس میشود سیستم مدیریت اسنادی که جوابگوی نیازهای حال و آینده هر سازمان باشد. ما با بررسی نیازهای داخلی مدیریت اسناد و امکانات سامانه‌های مدیریت اسناد خارجی سامانه مدیریت اسناد داتام پوینت را توسعه دادیم و در حال بهبود روز افزون آن هستیم. ما با ارائه سامانه مدیریت اسناد داتام پوینت امکانات گوناگونی برای سازمانها فراهم کردیم یکی از این امکانات حیاتی هر سامانه مدیریت اسناد، مدیریت نگارش اسناد است که قصد داریم در این مقاله به توضیح آن بپردازیم.
اسناد در سامانه بصورت سلسله مراتبی قابل بارگذاری و دسترسی هستند و افراد مختلف از واحد سازمان یا پروژه و تیم کاری میتوانند به سند دسترسی پیدا کرده و با آن کار کنند. سامانه مدیریت اسناد داتام پوینت پس از هر بار تغییر سند یک نگارش (نسخه یا version) جدید از آن سند ایجاد خواهد نمود تا مشخص شود چه کسی در چه تاریخی و چه قسمت‌هایی از سند را ویرایش کرده است تا در صورت نیاز به مقایسه نگارش‌های سند بپردازیم.
نگارش‌ها همانطور که در تصویر مشاهده میکنید میتوانند شامل نگارش اصلی (Major) یا فرعی (Minor) باشند. نگارش‌های فرعی فقط توسط مالکان سند قابل مشاهده خواهد بود تا در نهایت تغییرات این نگارش فرعی نهایی شده و توسط مالکان سند انتشار یابد تا تبدیل به یک نگارش اصلی شود. در این مقاله می‌توانید بیشتر در مورد تفاوت نگارش اصلی و فرعی در شیرپوینت بخوانید.
در صفحه نگارش‌های سند علاوه بر اطلاعاتی همچون تاریخ ویرایش و شخص ویرایش کنند سند میتوان سند ویرایش شده در هر نگارش را مشاهده نمود یا نگارشی از نگارش‌های قبلی را بازیابی کرده و به عنوان نگارش فعال استفاده نمود. برای مثال در مواردی که اشتباهی در ویرایش یک سند رخ داده شود میتوان از این امکان استفاده نمود. همچنین در صورت تغییر ستون‌های اطلاعاتی یک سند (متادیتاهای سند) میتوان تغییرات آنها را در هر نگارش در طول زمان مشاهده کرد.
ما با رعایت الزامات و استانداردهای موجود در زمینه مدیریت اسناد و استفاده از تجارب گوناگون خود در پیاده‌سازی مدیریت اسناد برای سازمانها در حال بهبود روزانه امکانات مدیریت اسناد خود هستیم و در لحظه انتشار این بلاگ تصاویر مشاهده شده از ورژن 2.1 مدیریت اسناد داتام پوینت میباشد.
مطالب مرتبط
