زمانیکه از متادیتاها در لیست یا مخزن استفاده می‌کنید، به کاربران خود اعتماد می‌کنید که اطلاعات صحیح را با فرمت صحیح در ستون‌های مربوط وارد کنند. اما چگونه می‌توان از ورود اطلاعات صحیح مطمئن شد؟ آنچه می‌توانیم انجام دهیم کاهش خطاهای کاربری با استفاده از اعتبارسنجی ستون‌ها در شیرپوینت است. در این مقاله نحوه اعتبارسنجی ستون‌ها در شیرپوینت را توضیح خواهیم داد.
دو نوع اعتبارسنجی وجود دارد که شما می‌توانید در لیست یا مخزن خود از آن استفاده نمایید:
- اعتبارسنجی ستون
- اعتبارسنجی لیست / مخزن
اعتبارسنجی ستون
اعتبارسنجی ستون به ما این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات به درستی در ستون مورد نظر وارد شده است.
مثال اعتبارسنجی ستون
- وقتی کاربر تاریخ تمدید (Renewal Date) یک سند را وارد می‌کند، این تاریخ حتما باید یک تاریخ در آینده باشد نه یک تاریخ در گذشته. فرمول این ستون به شرح زیرخواهد بود:
[Renewal Date] >TODAY()
- زمانیکه کاربر شماره تلفن را در یک ستون (Phone Number) وارد می‌کند، این شماره حتما باید شامل 8 رقم باشد. فرمول این ستون به شرح زیر است:
LEN([Phone Number])=8
نحوه ایجاد اعتبار سنجی ستون
1.یک ستون جدید در لیست یا مخزن خود ایجاد نمایید یا ستون موجود را ویرایش نمایید.
2. در این مثال، ستون Renewal Date را یک مخزن ایجاد می‌کنیم. می‌خواهیم مطمئن باشیم که تاریخ وارد شده در این ستون، تاریخی در آینده باشد.
3.در پایین صفحه بر روی More Option کلیک نمایید.
4. سپس بروی Column validation کلیک نمایید.
5. در این قسمت در بخش Formula فرمول مورد نظر و در بخشUser message متنی که به کاربر در صورت ورود اطلاعات نادرست نمایش داده می‌شود وارد نمایید. User message به صورت انتخابی هست و می‌توانید آن را پر نکنید.
6. این نمونه تجربه کابر هنگام تعامل با یک ستون است که اعتبارسنجی شده است.
محدودیت‌ها
- برخلاف ستون‌های محاسباتی، امکان اعتبارسنجی ستون‌ها، بر اساس ستون‌های دیگر امکان‌پذیر نیست.
- در صورتیکه مخزن را با رایانه خود همگام‌سازی نمایید، کتابخانه در رایانه شما “فقط خواندنی” خواهد شد. امکان ویرایش مخزن در سایت شیرپوینت وجود دارد ولی در رایانه خود این امکان وجود ندارد. شما یک قفل در کنار نام مخزن در رایانه خود مشاهده خواهید کرد.
- اعتبارسنجی ستون‌ها در شیرپوینت تنها برای داده‌های ورودی جدید کار می‌کند. یعنی اگر شما قبلا در لیست یا مخزن خود اطلاعات را وارد کرده‌اید و بعدا به ستون خود اعتبارسنجی را اضافه نمایید، اطلاعات وارد شده قبلی بررسی نخواهند شد و مانند قبل باقی خواهند ماند.
اعتبارسنجی لیست / مخزن
اعتبارسنجی در مخزن / لیست این امکان را فراهم می‌ساز که ستون مورد نظر شما بر اساس دیگر ستون‌های موجود در مخزن یا لیست اعتبارسنجی گردد. یک محدودیت اعتبارسنجی ستون که در بالا ذکر شد این است شما نمی‌توانید به ستون‌های دیگر ارجاع دهید. و این محدودیت را اعتبارسنجی لیست / مخزن رفع کرده است.
مثال اعتبارسنجی لیست / مخزن
- تاریخ تمدید سند در مخزن ما باید کوچکتر از تاریخ انقضا سند (ستون دیگری در مخزن) باشد. فرمول به شرح زیر است:
[Renewal Date]<[Expiration Date]
- سقف مجاز هزینه کاربر در روز 50 دلار است و کاربر زمانیکه عددی بالاتر از 50 دلار وارد نماید باید با خطا مواجه شود. فرمول به شرح زیر است: (ستون هزینه در مخزن expenses )
IF([Total Expense]/[Number of Travel Days]<50, TRUE, FALSE)
نحوه ایجاد اعتبار سنجی لیست / مخزن
1.ستون مورد نظر را در مخزن یا لیست خود ایجاد نمایید.
2.از نوار بالای مخزن وارد ” List/Library Settings” شوید.
3.در صفحه تنظیمات بر روی ” Validation settings” کلیک نمایید.
4. در صفحه بعدی فرمول مورد نظر خود را ایجاد نمایید. در مثال من، دو ستون تاریخ در مخزن را مقایسه خواهم کرد. مانند ستون محاسباتی، لیست ستون‌های موجود را خواهید داشت. در بخش user message هم متنی که در زمان خطا به کاربر نمایش می‌دهد وارد نمایید و بر روی دکمه ذخیره کلیک نمایید.
5.این پیغامی است که کاربر زمانیکه تاریخ درستی را وارد نماید مشاهده خواهد کرد.
محدودیت‌ها
- مانند اعتبارسنجی ستون، اعتبار سنجی تنها بر روی داده‌های ورودی جدید کار خواهد کرد. یعنی اگر شما قبلا در لیست یا مخزن خود اطلاعات را وارد کرده‌اید و بعدا به ستون خود اعتبارسنجی را اضافه نمایید، اطلاعات وارد شده قبلی بررسی نخواهند شد و مانند قبل باقی خواهند ماند.
- زمانیکه سند در مخزنی که ستون آن اعتبارسنجی شده است، آپلود شود، سند بررسی می‌گردد. کاربر برای تصویب اعتبار سنجی باید اطلاعات ستون‌ها را وارد نماید و باید به صورت دستی سند را تحویل دهد (check in) و سند به تمام افراد نمایش داده خواهد شد.
- زمانیکه این قابلیت را در مخزن اسناد آزمایش کردیم، پیغام خطا در هنگام پر کردن فیلد تاریخ نمایش داده نشد و تنها مانع ورود اطلاعات شد. و پیغام خطا تنها در حالت ویرایش سریع مخزن نمایش داده شد. به احتمال زیاد این یک مشکل موقت خواهد بود.
مطالب مرتبط
