استفاده از امکاناستفاده از Site Mailbox در شیرپوینت

تصور کنید که در حال برنامه ریزی یک رویداد با تعدادی از همکاران خود هستید، شما باید پیشنهادات فروشندگان را پیگیری کنید، دعوتنامه‌ها را ایجاد و ارسال کنید، دستور کارها را تهیه کنید، ارائه‌ها را ایجاد کنید و غیره و غیره. تیم‌ها میتوانند با استفاده از سایت تیمی شیرپوینت به راحتی اطلاعات مربوط به یک پروژه خاص را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و به کار گروهی روی این اطلاعات بپردازند، اما مانند همه پروژه ها، بسیاری از ارتباطات مهم و به اشتراک گذاری اطلاعات از طریق ایمیل انجام می‌شود و این اطلاعات فقط به صورت آرشیو مکاتبات و به صورت دستی توسط تیم بارگذاری میشود که اغلب به روزنگه داشتن آنها کاری بسیار دشوار و طاقت فرسا است. از ورژن 2013 شیرپوینت به بعد ما امکانی در شیرپوینت داریم به نام Site Mailbox که با استفاده از Site Mailbox در شیرپوینت میتوان به راحتی با افزودن یک ایمیل به سایت تیمی خود این مشکل را رفع نمایید و تمامی ایمیل‌های دریافتی این آدرس ایمیل را در سایت خود آرشیو و مشاهده کنید.

همچنین کاربرد دیگری از این امکان را میتواند Site Mailbox مخصوص به یک واحد در نظر گرفت برای مثال فرض کنید واحد منابع انسانی شرکت شما با ایمیل [email protected] قصد دریافت رزومه برای شروع فرآیند استخدام دارد، با تنظیم این ایمیل و Mailbox در سایت منابع انسانی همه افراد واحد منابع انسانی میتوانند رزومه های دریافتی را مشاهده و فرآیند جذب و استخدام را به گردش درآورند.

استفاده از Site Mailbox در شیرپوینت امکانات زیادی به ما خواهد داد امکاناتی چون قابلیت آرشیو مکاتبات یک تیم / پروژه در سازمان تا افراد جدید حتی بتوانند با بررسی سوابق اتفاقات گذشته را نیز مشاهده کنند، قابلیت ذخیره اسناد داخل ایمیل در کتابخانه‌های شیرپوینت و قابلیت مشاهده ایمیل‌های یک تیم / پروژه توسط اعضای سایت آن تیم / پروژه را میتوان از مهم ترین این امکانات برشمرد.

دسترسی مشاهده ایمیل‌های دریافتی در Site Mailbox در شیرپوینت برای تمامی اعضای سایت که دسترسی حداقل Contribute داشته باشند فعال خواهد بود ولی مشاهده ایمیل‌ها در Outlook و قابلیت پاسخ به این ایمیلها فقط برای افرادی خواهد بود که در سایت مورد نظر در گروه Site Owner (مدیران سایت) با دسترسی Full Controll عضو باشند.

برای استفاده از این امکان در فارم شیرپوینت خود شما نیاز دارید تا ورژن شیرپوینت 2013 به بالا و سرور اکسچنج ورژن 2016 به بالا داشته باشید و پس از کانفیگ شیرپوینت و اکسچنج و برقراری ارتباط بین این دو (Integration) شما میتوانید از این امکان در سایت‌های خود استفاده نمایید.