شیرپوینت به عنوان پلتفرمی جامع دارای امکانات فراوانی است که گاها کمتر استفاده میشوند ولی در عین حال در برخی از کاربردها بسیار مفید خواهند بود یکی از این امکانات Document ID یا همان شناسه سند است که از ورژنهای قدیمی شیرپوینت همیشه بوده است و برای پیگیری و یافتن یک سند در سایتهای شیرپوینت بسیار مفید خواهد بود. البته این ویژگی مزایای بیشتری نیز دارد که در ادامه با هم خواهیم دید.
فیچر شناسه سند (Document ID) چیست؟
این فیچر در سطح سایت کالکشن (Site Collection Features) فعال میشود که پس از فعال‌سازی و تنظیم به تمامی اسنادی که در این سایت آپلود میشوند یک شناسه منحصر به فرد خواهد داد برخلاف شناسه آیتم‌های یک لیست یا کتابخانه که فقط در سطح همان لیست منحصر بفرد است این شناسه در سطح همه سایتهای شیرپوینت منحصر بفرد خواهد بود که این شناسه منحصر به فرد ما را در یافتن سند در کل فارم یاری خواهد کرد همچنین با فعال کردن این فیچر سند یک آدرس دائمی خواهد گرفت که حتی با جابجایی در سطح سایت یا ارسال سند به سایر سایتها نیز این آدرس عوض نخواهد شد که خود قابلیت بسیار پرکاربردی است.
تنظیم فیچر شناسه سند برای یک سایت
در سایتهای از نوع Document Center این فیچر به صورت پیشفرض فعال است با این حال میتوان از روش زیر در دیگر انواع سایتها نیز از این امکان استفاده نمود
نخست برای فعال نمودن این فیچر مراحل زیر را دنبال کنید:
سپس فیچر مورد نظر را فعال میکنیم:
با فعال نمودن این فیچر در هر سایتی زیر قسمت مدیریت مجموعه سایت در تنظیمات سایت گزینه Document ID Setting اضافه خواهد شد که در آن میتوان تنظیمات این سرویس را انجام داد
همانطور که در تصویر بالا مشاهده میکنید میتوانید پیشوند شماره اسناد را در این جا مشخص نمایید و همچنین شماره‌دهی اسناد را متوقف یا از سر بگیرید، ما برای پیشوند اسامی اسناد این سایت ADMIN را انتخاب کردیم پس از ذخیره این صفحه یکی از کتابخانه های موجود در این سایت را باز مینماییم. سپس فیلد Document ID را در نمای آن کتابخانه اضافه میکنیم.
توجه کنید پس از اضافه کردن این سرویس اسنادی که قبلا در این سایت شیرپوینت بارگزاری شدهاند شناسه نخواهند گرفت همانطور که در تصویر زیر مشاهده میکنید این اسناد نیز با اجرای یک جاب که به صورت روزانه اجرا خواهد شد شماره خواهند گرفت.
چند سند تست جدید به این کتابخانه اضافه میکنیم
برای جستجوی یک سند در فارم شیرپوینت با استفاده از فیلد Document ID میتوانید از قسمت باکس سرچ کوئری مانند زیر اجرا کنید:
یا با استفاده از عملگرهای سرچ کوئری دقیقتری اجرا نمایید:
همچنین میتوانید این ستون اضافه شده با کتابخانه را در الگوی اسناد نیز جایگذاری کنید تا افراد در حین مطالعه سند از شناسه سند داده شده توسط شیرپوینت نیز مطلع گردند و در استفاده های بعدی از آن استفاده نمایند.
مطالب مرتبط
