شیرپوینت به عنوان پلتفرمی جامع دارای امکانات فراوانی است که گاها کمتر استفاده میشوند ولی در عین حال در برخی از کاربردها بسیار مفید خواهند بود یکی از این امکانات Document ID یا همان شناسه سند است که از ورژن­های قدیمی شیرپوینت همیشه بوده است و برای پیگیری و یافتن یک سند در سایت­های شیرپوینت بسیار مفید خواهد بود. البته این ویژگی مزایای بیشتری نیز دارد که در ادامه با هم خواهیم دید.

فیچر شناسه سند (Document ID) چیست؟

این فیچر در سطح سایت کالکشن (Site Collection Features) فعال میشود که پس از فعال‌سازی و تنظیم به تمامی اسنادی که در این سایت آپلود میشوند یک شناسه منحصر به فرد خواهد داد برخلاف شناسه آیتم‌­های یک لیست یا کتابخانه که فقط در سطح همان لیست منحصر بفرد است این شناسه در سطح همه سایت­های شیرپوینت منحصر بفرد خواهد بود که این شناسه منحصر به فرد ما را در یافتن سند در کل فارم یاری خواهد کرد همچنین با فعال کردن این فیچر سند یک آدرس دائمی خواهد گرفت که حتی با جابجایی در سطح سایت یا ارسال سند به سایر سایت­ها نیز این آدرس عوض نخواهد شد که خود قابلیت بسیار پرکاربردی است.

تنظیم فیچر شناسه سند برای یک سایت

در سایت­های از نوع Document Center این فیچر به صورت پیشفرض فعال است  با این حال میتوان از روش زیر در دیگر انواع سایت­ها نیز از این امکان استفاده نمود

نخست برای فعال نمودن این فیچر مراحل زیر را دنبال کنید:

Document ID

سپس فیچر مورد نظر را فعال میکنیم:

Document ID

با فعال نمودن این فیچر در هر سایتی زیر قسمت مدیریت مجموعه سایت در تنظیمات سایت گزینه Document ID Setting اضافه خواهد شد که در آن میتوان تنظیمات این سرویس را انجام داد

Document ID
Document ID

همانطور که در تصویر بالا مشاهده میکنید میتوانید پیشوند شماره اسناد را در این جا مشخص نمایید و همچنین شماره‌دهی اسناد را متوقف یا از سر بگیرید، ما برای پیشوند اسامی اسناد این سایت ADMIN را انتخاب کردیم پس از ذخیره این صفحه یکی از کتابخانه های موجود در این سایت را باز مینماییم.  سپس فیلد Document ID را در نمای آن کتابخانه اضافه میکنیم.

Document ID

توجه کنید پس از اضافه کردن این سرویس اسنادی که قبلا در این سایت شیرپوینت بارگزاری شده­اند شناسه نخواهند گرفت همانطور که در تصویر زیر مشاهده میکنید این اسناد نیز با اجرای یک جاب که به صورت روزانه اجرا خواهد شد شماره خواهند گرفت.

Document ID

چند سند تست جدید به این کتابخانه اضافه میکنیم

Document ID

برای جستجوی یک سند در فارم شیرپوینت با استفاده از فیلد Document ID میتوانید از قسمت باکس سرچ کوئری مانند زیر اجرا کنید:

Document ID

یا با استفاده از عملگرهای سرچ کوئری دقیق­تری اجرا نمایید:

Document ID

همچنین میتوانید این ستون اضافه شده با کتابخانه را در الگوی اسناد نیز جایگذاری کنید تا افراد در حین مطالعه سند از شناسه سند داده شده توسط شیرپوینت نیز مطلع گردند و در استفاده های بعدی از آن استفاده نمایند.

Document ID
Document ID