با توجه به امکانات فوق العاده شیرپوینت در زمینه مدیریت اسناد و حرکت سازمانها به سمت و سوی استفاده از این امکانات بسیار سوال پیش می آید که آیا استفاده از یک کتابخانه متمرکز برای اسناد در شیرپوینت کاری درست است یا نباید از انواع محتواهای مختلف در یک کتابخانه استفاده نمود؟ برای پاسخ به این سوالات نخست برخی از مفاهیم را مرور میکنیم و سپس با بر شمردن برخی از مزایای و معایب این روشها به جواب کلی این سوالات میپردازیم.
ما در شیرپوینت پس از بارگذاری یا ایجاد یک سند میتوانیم متادیتاهای (Metadata) مختلفی نیز به اسناد نسبت دهیم برای مثال پس از ایجاد یک فاکتور در شیرپوینت میتوان متادیتاهایی همچون شماره فاکتور، تاریخ فاکتور و مبلغ را به عنوان فیلدهای اطلاعاتی برای این سند فاکتور مشخص نمود. نوع محتوا (Content Type) به ما این امکان را میدهد تا برای اسناد داخل یک کتابخانه مجموعهای از این متادیتاها را تعریف کنیم تا همیشه در کل کتابخانههای اسناد سند از نوع فاکتور دارای فیلدهای ذکر شده باشد.
استفاده از چندین نوع محتوا (Content Type) در یک کتابخانه درست است یا ایجاد کتابخانههای مختلف برای هر نوع محتوا؟ هر دو روش را میتوان به نحوی درست در نظر گرفت ولی به صورت کلی ایجاد کتابخانههای مختلف برای انواع اسناد مختلف به صورت مجزا روش بهتر و جامع تری است. برای شفاف تر شدن این جواب از زوایای مختلف این موضوع رو بررسی خواهیم کرد.
ما در تیم داتام پوینت با تکیه بر تجربه پیاده سازیهای متنوع مدیریت مستندات در سازمانهای گوناگون و بررسی استانداردها والزاماتی همچون موارد بالا محصول مدیریت مستندات داتام پوینت را برای استفاده شما ایجاد کرده و همچنین آماده پاسخگویی به نیازهای خاص سازمان شما هستیم.