با توجه به امکانات فوق العاده شیرپوینت در زمینه مدیریت اسناد و حرکت سازمان‌ها به سمت و سوی استفاده از این امکانات بسیار سوال پیش می آید که آیا استفاده از یک کتابخانه متمرکز برای اسناد در شیرپوینت کاری درست است یا نباید از انواع محتواهای مختلف در یک کتابخانه استفاده نمود؟ برای پاسخ به این سوالات نخست برخی از مفاهیم را مرور میکنیم و سپس با بر شمردن برخی از مزایای و معایب این روشها به جواب کلی این سوالات میپردازیم.
نوع محتوا (Content Type) چیست؟
ما در شیرپوینت پس از بارگذاری یا ایجاد یک سند میتوانیم متادیتاهای (Metadata) مختلفی نیز به اسناد نسبت دهیم برای مثال پس از ایجاد یک فاکتور در شیرپوینت میتوان متادیتاهایی همچون شماره فاکتور، تاریخ فاکتور و مبلغ را به عنوان فیلدهای اطلاعاتی برای این سند فاکتور مشخص نمود. نوع محتوا (Content Type) به ما این امکان را میدهد تا برای اسناد داخل یک کتابخانه مجموعه‌ای از این متادیتاها را تعریف کنیم تا همیشه در کل کتابخانه‌های اسناد سند از نوع فاکتور دارای فیلدهای ذکر شده باشد.
استفاده از چندین نوع محتوا (Content Type) در یک کتابخانه درست است یا ایجاد کتابخانه‌های مختلف برای هر نوع محتوا؟ هر دو روش را میتوان به نحوی درست در نظر گرفت ولی به صورت کلی ایجاد کتابخانه‌های مختلف برای انواع اسناد مختلف به صورت مجزا روش بهتر و جامع تری است. برای شفاف تر شدن این جواب از زوایای مختلف این موضوع رو بررسی خواهیم کرد.
- تعداد اسناد یک کتابخانه: با رشد روز افزون استفاده از شیرپوینت برای مدیریت اسناد و افزایش حجم اسناد داخل کتابخانه‌ها برای مدیریت و پیمایش دانش داخل این اسناد بهتر است که اسناد بصورت سلسه مراتبی و دسته بندی شده ذخیره شده باشند و در صورت استفاده چندین نوع محتوا در یک کتابخانه این پیچیدگی بیشتر خواهد شد.
- دسترسی‌ها: در شیرپوینت به اسناد داخل یک کتابخانه شیرپوینت میتوان دسترسی متفاوت تری نسبت به سایت و کتابخانه داد ولی نمیتوان بر حسب نوع محتوای داخل کتابخانه نمیتوان دسترسی‌ها را محدود کرد که این خود با بزرگتر شدن کاربرد استفاده از کتابخانه‌های اسناد مشکل ساز خواهد بود.
- استفاده از فولدرها و محدودیت نام گذاری اسناد: وقتی در یک کتابخانه شیرپوینت از انواع محتویات متعدد استفاده شود نمیتوان از در آن کتابخانه از فولدرها استفاده کرد و این ممکن است برای نام گذاری اسناد و تداخل نام‌های اسناد مشکل ساز شود.
- فرآیند: اسناد و مدارک به نوبه خود ممکن است بر حسب نوع محتوا فرآیندهای مختلفی داشته باشند فرآیندهایی همچون فرآیند تایید سند که ممکن است برای فاکتور و پروپزال متفاوت باشد. حال در صورتی که در یک کتابخانه از انواع محتوای گوناگون استفاده شده باشد نمیتوان به ازای هر نوع محتوای فرآیند خاصی اجرا کرد که این ممکن است در آینده و با بزرگتر شدن دامنه کاربرد مدیریت اسناد و کتابخانه اسناد مشکلات زیادی ایجاد نماید.
ما در تیم داتام پوینت با تکیه بر تجربه پیاده سازیهای متنوع مدیریت مستندات در سازمانهای گوناگون و بررسی استانداردها والزاماتی همچون موارد بالا محصول مدیریت مستندات داتام پوینت را برای استفاده شما ایجاد کرده و همچنین آماده پاسخگویی به نیازهای خاص سازمان شما هستیم.
مطالب مرتبط
