استفاده از File Share(Network File Share) برای ذخیره سازی فایلها و اسناد سازمان‌ها بسیار رایج میباشد که تا حدودی برخی نیازهای کسب و کارها را پاسخگو میباشد. با رشد روز افزون شیرپوینت در سالهای جاری و امکانات جذاب شیرپوینت در زمینه مدیریت مستندات سازمانی (DMS) میتوان گفت استفاده از شیرپوینت برای اسناد سازمان به جای File Share کاری بسیار دقیق و هوشمندانه است، در این مقاله قصد داریم مزایای این مهاجرت به شیرپوینت را بررسی و دید روشنی از این مسیر به شما بدهیم.
شیرپوینت با توجه به امکانات فوق العادهای که در زمینه پیاده سازی DMS دارد سالهای اخیر به عنوان بهترین پلتفرم در زمینه پیاده سازی DMS با توجه به رده بندی گارتنر بوده است و همچنان این روال ادامه دارد، مزایای پیاده سازی DMS در شیرپوینت را پیشتر در این مقاله برشمردیم.
از مزایای استفاده از شیرپوینت برای اسناد سازمان به جای File Share میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت نگارش‌های اسناد
شیرپوینت در زمینه مدیریت نگارش‌های اسناد امکانات فوق العادهای دارد که به شما کمک میکند نگارش‌های اصلی یا فرعی اسناد را مدیریت کنید.
شیرپوینت میتواند تا پنجا هزار نگارش اصلی را نگهداری کند که این خود قابل توجه است زیرا شما در هر لحظه میتوانید هر نگارش اصلی یا فرعی را دانلود یا مشاهده کنید تا با نگارش فعلی مقایسه کنید.
همچنین این قابلیتها و تلفیق آن با آفیس آنلاین به ما این امکان را میدهد تا به صورت گروهی و همزمان برای مثال روی پاراگرافهای متفاوتی از یک سند Word کار کنیم.
مدیریت تغییرات اسناد
همانطور که در بالا نیز اشاره شد ما میتوانیم به صورت همزمان روی یک سند یا فایل کار کنیم، شیرپوینت این امکان را برای ما فراهم کرده تا با تحویل گرفتن (Check In) یک سند تنها تغییر دهنده آن سند باشیم و پس از اتمام تغییرات‌مان که میتواند چندین روز باشد سند را تحویل دهیم (Check Out) تا باقی افراد تیم نیز تغییرات را مشاهده کنند.
قابلیت جستجو اسناد و متادیتا اسناد
شیرپوینت علاوه بر امکان ذخیره اسناد میتواند برای هر سند با توجه به تعریف توسعه دهندگان سایت، متادیتاهای متنوعی نیز نگهداری کند، موتور جستجوی شیرپوینت با امکانات فوق العادهای که دارد میتواند این متادیتاها را کراول کرده و بعد با جستجوی کلمات کلیدی اسناد مرتبط را به کاربران از سایتهای مختلف نشان دهد.
موتور جستجوی شیرپوینت امکانات بیشماری در اختیار کاربران قرار میدهد یکی از این امکانات جستجوی متن فایلهای آفیس است که با استفاده از آن و جستجوی یک کلمه کلیدی میتوان داخل اسناد را نیز با سرعت بسیار عالی جستجو کرد.
مجموعه اسناد
یکی از قابلیت‌های شیرپوینت استفاده از مجموعه اسناد در کتابخانه اسناد است که کاربردهای فراوانی دارد برای مثال فرض کنید پرونده پرسنل قرار باشد در سایت منابع انسانی بارگذاری شود مجموعه اسناد (Document Set) به ما این امکان را میدهد که پرونده یک شخص را با متادیتاهای مشترک داخل یک پوشه قراردهیم تا با یک رفرنس بصورت مجتمع قابل مشاهده و جستجو باشد.
گردش کار اسناد
شیرپوینت علاوه بر ذخیره سازی و جستجوی اسناد داخل کتابخانهها و سایتهای مختلف به ما این امکان را نیز میدهد که روی اسناد مختلف (براساس نوع سند) گردش کارهای مختلفی ایجاد کنیم. گردشکار ها در شیرپوینت قابل طراحی با فرآیند ساز نینتکس است همچنین شیرپوینت به ما امکانات فراوانی میدهند امکاناتی چون ارسال ایمیل، تاییدات چند سطحی، حلقههای مختلف و بروز رسانی اسناد و متادیتاهای آنها و…
امنیت و قابلیت پابلیش در اینترنت
برخلاف File Share که اکثرا بصورت داخل شبکهای پیاده سازی میشود و امکان پابلیش روی اینترنت نخواهد گرفت شیرپوینت را با امنیت خوبی که دارد با لحاظ کردن تدابیر مشخصی میتوان در اینترنت پابلیش کرد و کاربران از راه دور نیز به فایلها و اسنادشان دسترسی داشته باشند که این خود با توجه به پاندمی کرونا اخیر و دورکاری پرسنل بسیار مفید و حائز اهمیت خواهد بود.
با توجه به مزایای برشمرده شده بالا میتوان گفت در صورتی که هزینه‌های پیاده سازی شیرپوینت را نسب به File Share در نظر نگیریم، پیاده سازی شیرپوینت به جای File Share امری حیاتی است و مزایای بیشماری برای کسب و کار به ارمغان خواهد آورد.
مطالب مرتبط
