علی‌رغم تلاش‌های شما برای تحت کنترل نگه داشتن کتابخانه اسناد شیرپوینت، در برخی مواقع به یک هیولا تبدیل می‌شود. مثل وزن شماست شما برنامه‌ای برای خوش فرم ماندن دارید، و این تصمیم سال نو شما است، اما بعد از 6 ماه، زمان آن است که دوباره شلوار جدید بخرید، زیرا تصمیم خودتان رو فراموش کرده‌اید و هر روز در حین تماشای فیلم روی مبل، غذای ناسالم می‌خوردید. در شیرپوینت، قیاس تعداد اسناد موجود در یک کتابخانه اسناد است. از آنجایی که سازمان‌ها در بخش‌ها و پروژه‌ها با یکدیگر همکاری می‌کنند، به روشی مؤثر برای “مرتب نگه داشتن مرکز اسناد” و آرشیو اسنادی که مهم هستند، اما دیگر به طور مداوم مورد نیاز نیستند، نیاز داریم. بنابراین در این پست می‌خواهیم گزینه‌های مختلفی را که در مورد نحوه آرشیو اسناد در شیرپوینت داریم را توضیح دهیم.
روش اول: حذف و جایجایی اسناد به صورت دستی
البته، ساده‌ترین راه برای کنترل کتابخانه این است که به طور منظم محتوای قدیمی یا نامربوط را بررسی کنید و فایل‌ها و پوشه‌ها را به‌صورت دستی حذف یا انتقال دهید به سایت/کتابخانه دیگری (یعنی به نوعی کتابخانه اسناد بایگانی). عملیات جدید کپی/انتقال در کتابخانه اسناد مدرن این کار را بسیار آسان می‌کند.
مزایا:
- نیاز نیست تنظیماتی انجام شود.
معایب:
- نیاز به مداخله دستی توسط کاربران دارد
روش دوم: سیاست‌های Retention
گزینه دیگر برای تحت کنترل نگه داشتن کتابخانه اسناد، تنظیم سیاست‌های حفظ (Retention) حذف بر اساس سن یک سند (یعنی آخرین تاریخ های اصلاح یا ایجاد) است. می‌توانید آنها را شیرپوینت تعریف کنید و سپس آنها را در سایت‌های مربوطه منتشر کنید. می توانید اسناد قدیمی (منسوخ) را در کل سطح سایت، سطح کتابخانه، پوشه یا حتی سطح فایل حذف کنید.
این به خودی خود یک تکنیک بایگانی نیست، بلکه ترفندی برای تحت کنترل نگه داشتن اندازه کتابخانه است، در واقع اسناد با یک سن خاص حذف یا به سطل بازیافت منتقل می‌شوند.
مزایا:
- روشی مدرن برای تمیز و مرتبط نگه داشتن سایت ها/کتابخانه‌ها م
معایب:
- نیاز به راه اندازی دارد در واقع یک تکنیک آرشیوی نیست زیرا فقط اسناد را بر اساس سن حذف می‌کند
روش سوم: گردش کار
یکی دیگر از گزینه‌های بایگانی اسناد در شیرپوینت، استفاده از راه حل گردش کار با استفاده از Power Automate است. این به کمی تنظیمات پیچیده نیاز دارد، بنابراین فرض این است که شما با برنامه Power Automate راحت هستید.
مزایا:
- یک گزینه آرشیوی واقعی
معایب:
- نیاز به تنظیم قابل توجهی دارد
- · راه‌اندازی باید برای همه کتابخانه‌ها/سایت‌ها تکرار شود – تعداد زیادی پیکربندی دستی
روش چهارم: برش امنیتی
این روش بیشتر یک “راه حل” است و یک تکنیک آرشیوی واقعی نیست، اما ما این را به عنوان یک گزینه ارائه می‌کنیم زیرا ممکن است در برخی موارد کار کند. ایده پشت این رویکرد این است که شما باید مجوزهای منحصر به فردی را برای پوشه‌های خاصی که باید “بایگانی کنید” تنظیم می‌کنید، بنابراین آنها را برای کاربران نهایی پنهان کنید. بنابراین، در واقعیت، پوشه‌ها همچنان وجود دارند، فقط پنهان هستند.
در اینجا نحوه تنظیم مجوزهای منحصر به فرد برای فایل‌ها و پوشه‌ها را توضیح داده‌ایم. بنابراین برخلاف همه گزینه‌های بالا، شما محتوای فیزیکی را به جایی منتقل نمی‌کنید، فقط آن را از دید پنهان می‌کنید. این روش یک گزینه عالی برای پیاده‌سازی در مواردی است که نیاز به پنهان کردن سریع موارد بدون تحمل دردسر سازماندهی مجدد محتوا دارید.
مزایا:
- اجرای نسبتا ساده
معایب:
- در واقع یک تکنیک آرشیوی نیست زیرا فقط اسناد را از دید پنهان می‌کند
- پوشه ها/فایل‌ها را نمی توان از صاحبان سایت/مدیران مجموعه سایت پنهان کرد. فقط اعضای سایت و بازدیدکنندگان سایت
روش پنجم: متادیتا سفارشی / فیلترینگ
یکی دیگر از روش‌های بایگانی اسناد شامل متادیتا می‌باشد. نوعی شبیه به ترفند بالا است، اما به جای پنهان کردن فایل‌ها و پوشه‌ها از طریق امنیت، آنها را از طریق متادیتاهای سفارشی مخفی می کنیم. ایده پشت این روش این است که شما باید یک ستون متادیتای سفارشی در کتابخانه خود به نام “وضعیت” (یا هر چیزی که می‌خواهید آن را نامگذاری کنید) با چند گزینه کشویی (به عنوان مثال، فعال/غیر فعال) ایجاد کنید. پس از برچسب گذاری، به شما امکان می‌دهد فایل‌های غیر فعال را فیلتر کنید (پنهان کنید).
مزایا:
- اجرای نسبتا ساده
معایب:
- در واقع یک تکنیک آرشیوی نیست زیرا فقط اسناد را از دید پنهان می کند
- فقط می تواند فایل‌ها را برچسب گذاری کند نه پوشه‌ها
- اگر می‌خواهید در چندین سایت/کتابخانه از آن استفاده کنید، به یه استاندارد و ثباتی در برچسب‌گذاری نیاز دارید
روش ششم: سازمان‌دهنده محتوا(Content Organizer)
گزینه دیگری برای بایگانی اسناد در شیرپوینت وجود دارد، اگر در شیرپوینت آنلاین نیستید و هنوز در شیرپوینت on-prem هستید (نسخه های قدیمی شیرپوینت). در چنین مواردی، از ویژگی Content Organizer استفاده می‌کنید، که یک ویژگی قدیمی است که به ما اجازه می‌دهد با استفاده از قوانین Content Organizer قوانین و مدارک را به مکان‌های مختلف مسیریابی کنیم.
اگر در SharePoint Online (Office 365) هستید با وجود روش‌های مدرن موجود، استفاده از روش‌ها/گزینه‌های که در بالا توضیح دادیم چندان منطقی نیست.
مزایا:
- تنها گزینه موجود برای آرشیو برای کسانی که هنوز در شیرپوینت on-prem هستند
معایب:
- نیاز به تنظیمات قابل توجهی دارد
مطالب مرتبط
